Como a falta de organização pode colocar em risco a reputação do seu escritório

Por: Projeto Exame de Ordem | Cursos Online
Administrar um negócio é uma tarefa cheia de desafios e, muitas vezes, o conhecimento técnico pode não ser suficiente. Na advocacia, vários fatores estão envolvidos, como controle de prazos e processos, gestão da equipe, atendimento ao cliente, entre tantos outros. Para dar conta de tudo isso, organização é fundamental e a falta dela pode colocar em risco a sua credibilidade.
Espaço físico bagunçado
O mais óbvio, quando falamos de organização, é pensar no seu espaço físico, certo? Então vamos começar por aí. Mantenha seu escritório sempre bem organizado, em especial sua mesa de trabalho. Uma mesa bagunçada pode passar uma impressão de desleixo ou amadorismo.
Reduza a quantidade de papel ao mínimo possível e mantenha o mais importante em lugares próximos. Assim você consegue pegar rapidamente o que precisar e devolver para o lugar com a mesma velocidade. Uma forma de diminuir a quantidade de coisas no seu espaço de trabalho é utilizando um software jurídico online. Com ele, você pode consultar as informações de processos sem precisar de pastas e papéis. Além disso, pode fazer suas anotações diretamente no caso do cliente, sem precisar de caderninhos ou blocos de notas.
Equipe fora de sintonia
A falta de organização também pode afetar o diálogo entre você e a sua equipe. Essa falta de alinhamento pode gerar uma série de prejuízos para o escritório, como ruídos de comunicação. Quando um cliente liga com dúvidas, o ideal é que qualquer um possa explicá-lo o básico sobre o andamento do seu processo.
Para isso, todos os colaboradores devem estar em sintonia. Erros ou falta de informação em situações como essa podem irritar o cliente e fazer com que ele deixe de confiar no trabalho do seu escritório. Com um software jurídico, fica mais fácil dar acesso ao processo para seus funcionários e controlar quem vê o quê.
Pouca atenção para os clientes
Um pecado gravíssimo para a sua reputação é descuidar do atendimento ao cliente. Afinal, são eles que vão recomendar (ou não) o seu escritório. A falta de organização pode afetar gravemente sua relação com quem contrata os seus serviços, em especial quando o advogado não tem total controle de seus prazos, fica sabendo de tudo em cima da hora e está sempre “apagando fogo”.
Não ter um planejamento faz com que o profissional tenha pouco tempo para lidar com questões importantes, além de não conseguir dar a atenção que seus clientes merecem. Sem uma boa gestão de prazos e processos, o advogado também não consegue fazer follow ups nem atualizar seus clientes do andamento do processo da forma correta.
Para melhorar seu relacionamento com clientes, a solução pode estar em um software para advogados. No nosso Guia para encantar clientes com um software jurídico, você confere algumas dicas e também entrevistas com profissionais que já usam essa ferramenta.
Pouco tempo para empreender
Além disso, um advogado que está sempre correndo atrás de prazos não tem tempo de desenvolver vantagens competitivas e se destacar como um profissional inovador. Sem organização e planejamento, ele não consegue fazer networking, um bom marketing ou investir em atualização, práticas fundamentais para construir uma boa reputação no mercado. Por isso, é importante reduzir sua demanda de trabalho “braçal” e repetitivo, como o cadastro e a busca de processos. Essas e outras funções estão presentes em softwares jurídicos como o Astrea, desenvolvido pela Aurum.
Por Antonio Neto
Fonte: Migalhas

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