Escolha do método de arquivamento a ser adotado quando da organização do arquivo

Um dos assuntos mais frequentes nas provas de Arquivologia é a “Ordenação dos Documentos”, que consiste na aplicação dos métodos de arquivamento visando dar aos documentos uma ordem lógica que permita localizá-los quando necessário.

Existem várias maneiras de se organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos básicos: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. O estudo das regras que compõem cada método é fundamental para que o concursando consiga resolver as questões sobre o assunto.

Ao final do tópico, existe a dúvida: qual é o melhor método para ser organizar um arquivo? Como definir a metodologia adequada que melhor atenda às necessidades da instituição que está sendo organizada?

Ao contrário do que ocorre nas bibliotecas, onde há uma metodologia padronizada de organização em nível universal, a ordenação dos documentos de arquivo exige um estudo aprofundado do material a ser ordenado. Há que se considerar dois aspectos fundamentais: a natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que está sendo organizada.

Em resumo, em um arquivo, há a possibilidade da adoção de diversos métodos de arquivamento diferentes, sendo que para cada tipo de documento deve-se realizar um estudo a fim de verificar a melhor forma de ordenação. Um mesmo tipo de documento, inclusive, pode ser organizado de maneiras diferentes em instituições distintas. Uma empresa pode organizar seus contratos em ordem alfabética e outra por data de assinatura, por exemplo. Conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição é, portanto, requisito essencial na definição da melhor forma para organizar o arquivo.

A seguir, algumas questões de concursos anteriores, onde o assunto foi abordado de forma CORRETA.

(Cespe-UnB – ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe.

(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) – A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte do classificador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a serem classificados.

(Cespe-UnB – Hemobras/2008) A atividade de classificação de documentos de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a serem classificados.

(Cespe-UnB-MPE/TO / 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.

(Cespe-UnB-Igeprev/PA / 2005) A escolha do método de arquivamento possui uma relação direta com as atividades funcionais da organização a que se destina, pois precisa atender às necessidades da mesma.

(Cespe-UnB-SESPA/PA / 2004) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

(Cesgranrio-BNDES / 2004) A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

As questões a seguir forma consideradas INCORRETAS, a partir do que foi exposto anteriormente.

(Cespe-UnB-STM / 2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método de arquivamento único.

(Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.