PMBOK – Termo de Abertura

Para reconhecermos formalmente que um projeto ou fase foi iniciado fazemos uso de um documento chamado termo de abertura.

Um projeto pode surgir como resultado de uma necessidade, demanda, oportunidade ou problema. Depois que essas necessidades e demandas são identificadas, o próximo passo lógico pode incluir a realização de um estudo de viabilidade para determinar a viabilidade do projeto. De posse dessas informações é criado o termo de abertura.

Segundo o PMBOK,

Desenvolver o termo de abertura do projeto é o processo de desenvolver um documento que formalmente autoriza a existência de um projeto e dá ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto (grifo nosso)

Note que termo de abertura tem dois papéis importantes. O primeiro é autorizar de maneira formal o início do projeto.  Antes do projeto começar nós temos diversas atividades. Essas atividades estão relacionadas à aprovação do projeto.  Por isso, é tão importante ter um documento que marque o início do projeto.  Quando o termo de abertura é assinado todos os envolvidos sabem que o projeto foi iniciado de fato.

Geralmente, o termo de abertura é assinado em uma reunião chamada de reunião de abertura.  Nessa reunião, são apresentadas as principais partes envolvidas no projeto.

O termo de abertura do projeto estabelece uma parceria entre a organização executora e a organização solicitante. No caso dos projetos externos, um contrato formal é normalmente a forma preferida de estabelecer um acordo. Por isso, normalmente, na reunião de abertura, estão presentes o gerente do projeto e o preposto de uma contratada. É desejável que o gerente de projetos participe da elaboração do termo de abertura.

Um termo de abertura do projeto também serve para estabelecer acordos internos no âmbito de uma organização para garantir a entrega nos termos do contrato.

Outro papel importante do termo de abertura é dar poder ao gerente de projeto. Esse também é um aspecto importantíssimo, basta lembrarmos que o poder do gerente de projetos varia com a estruturas organizacionais.

Sem um documento que formal que autorize o gerente de projetos a utilizar recursos da organização para a condução do projeto, dificilmente suas ordens seriam acatadas. Por exemplo, em organizações funcionais o poder é tipicamente do gerente funcional.  Nesse tipo de organização o termo de abertura é ainda mais importante para que o gerente de projetos consiga atuar.

Segundo o PMBOK,

O gerente de projeto é identificado e designado o mais cedo possível, preferivelmente enquanto o termo de abertura está sendo desenvolvido e sempre antes do início do planejamento

O bussines case também tem relação com termo de abertura. Ele é um documento usado como entrada para a geração do termo de abertura. Contudo,  justificativa do projeto também pode estar presente no termo de abertura. Ou seja, o bussines case, ou parte dele, pode estar repetido em uma sessão do termo de abertura.

(CESPE/Analista/PGE PE/2019) O termo de abertura é o documento em que consta a autorização para a realização do projeto.

Certo.

O termo de abertua é o documento que formalmente autoriza a existência de um projeto. Além disso, ela dá ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às atividades do projeto.

(CESPE/Analista/PGE-PE/2019) A seção do termo de abertura conhecida como justificativa ou business case deve conter a descrição do problema a ser resolvido pelo projeto.

Certo.

O business case é um documento que antecede o termo de abertura. Ele é um documento de negócio usado para criar o termo de abertura do projeto.

No business case encontramos as informações necessárias, do ponto de vista de negócio, para determinar se os resultados esperados do projeto justificam o investimento necessário. Parte desse business case (um resumo com os principais pontos) pode ser uma parte do termo de abertura. Por isso, o item foi considerado correto pelo CESPE.