Comentando uma prova dissertativa sobre Gestão de Projetos – PMBOK 6ª edição

Faaaaaala seus lindos!!! Tudo bem com vocês?

Nesse artigo vamos comentar a prova dissertativa realizada pela banca Cebraspe, para o cargo de Analista de Apoio à Judiciária, Especialidade Informática – Desenvolvimento de Sistemas (Edital 2020). O tema cobrado foi Gestão de Projetos – PMBOK 6ª edição. Apesar de estarmos já na 7ª edição do Guia PMBOK, muitas bancas ainda cobram a 6a edição, e independente disso, a nossa intenção é mostrar ao estudante do GRAN como gabaritar uma discursiva que verse sobre esse tema.

Sempre comento em nossas aulas a importância de conhecer os termos chave de cada tópico estudado, que como eu sempre digo, são o DNA da resposta correta a ser marcada em uma prova objetiva, e também, é importante que estejam presentes em uma prova dissertativa. 

Já falei isso em outros tópicos de estudo: é importante conhecer como um avaliador corrige a sua prova, para que o candidato escreva exatamente o que a banca quer ler naquela resposta. E não podemos esquecer que, em um momento posterior à correção, quando falta aquele pontinho para aumentar as suas chances de classificação, para que nós, professores, possamos te ajudar na elaboração de um bom recurso, é importante escrever conteúdo útil relacionado ao tema.

Aproveitando o momento, lembro a vocês que temos um curso muito legal disponível na plataforma GRAN sobre o Gestão de Projetos – Guia PMBOK 6ª edição, e além do curso de PMBOK 7ª edição, com cerca de 500 questões comentadas em cada um, e ainda, o nosso bote salva vidas, que tem ajudado muita gente a fazer aquela revisão de véspera!

Vamos conhecer o enunciado dessa prova dissertativa:

O emprego de técnicas e conhecimentos no gerenciamento de projetos é uma realidade nas organizações contemporâneas; o gerenciamento de projetos, feito de forma adequada, ajuda no sucesso dos resultados e diminui os riscos de projetos que não atinjam os objetivos esperados. O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia com as melhores práticas para gestão de projetos, sendo um dos mais utilizados por gerentes de projetos, além de ser reconhecido mundialmente.

Considerando que o texto precedente tem caráter unicamente motivador, redija um texto a respeito de gerenciamento de projetos, com base no PMBOK. Em seu texto, discorra sobre os seguintes processos, tratando, para cada um deles, de pelo menos uma entrada e uma saída: 

1 criar a estrutura analítica do projeto (EAP); [valor: 2,50 pontos] 

2 planejar o gerenciamento das comunicações; [valor: 3,50 pontos] 

3 monitorar as comunicações. [valor: 3,50 pontos] 

Vamos dividir para conquista! Primeiramente a banca pede para dissertar sobre três processos previstos no Guia PMBOK 6ª edição, mencionando pelo menos uma entrada e uma saída.

Aqui já temos um macete importante: Os Fatores Ambientais e os Ativos de Processos Organizacionais são entradas para quase todos os processos do Guia PMBOK 6ª Edição. Assim, mencioná-los como entradas potencializaria muito a chance de ganhar alguns pontos. Nesse caso, esses dois itens atendem ao padrão de respostas sugerido pela banca Cebraspe!

Outro macete que ajudaria a ganhar pontos importantes é saber que de todos os processos “Planejar”, a nossa saída principal tende a ser um Plano. Assim, a Saída para o processo Planejar o Gerenciamento das Comunicações é o Plano de Gerenciamento das Comunicações. Ponto dado pela banca de presente ao candidato atento.

Na mesma linha de pensamento, todos os processos de monitoramento, que fazem parte do grupo de processo Monitoramento e Controle, tem como saída clássica as Solicitações de Mudança. Quem assiste às nossas aulas sabe que isso é um mantra. Outra dica importante é que o monitoramento é realizado com base em um plano, e por isso, para monitorar, temos que avaliar o Realizado x Planejado, por isso o plano tem que ser uma entrada para processos do grupo Monitoramento e Controle. E assim, quem mencionou essa saída clássica do grupo de processos M&C, atendeu a solicitação da banca e fez pontos importantes para a aprovação no concurso, assim como quem lembrou que para monitorar é preciso conhecer o que foi planejado.

Para finalizar o pensamento sobre os macetes, nas nossas aulas sempre reforçamos dos itens que fazem parte da linha de base do Escopo: “EE, EAP e EAP-Dic”, ou seja, a especificação do escopo, a Estrutura Analítica do Projeto e o Dicionário da EAP. Dessa forma, a saída mais importante a ser mencionada seria a Linha de Base do Escopo. Por outro lado, a banca mencionou que era necessário citar pelo menos uma saída, não é mesmo? E o macete aqui é: Considerando que temos ciclos de planejamento (planejamento em ondas sucessivas), ciclos de desenvolvimento/execução e ciclos de monitoramento, grande parte dos processos tem como saída a atualização de documentos do projeto, ou seja, para quem não lembrou da saída principal, poderia ter citado essa saída e teria atendido o padrão de respostas da banca examinadora.

 Então vamos para uma resposta objetiva para a questão em discussão:

1 criar a estrutura analítica do projeto (EAP)

A estrutura Analítica do Projeto é a subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Também poderíamos dizer que é a decomposição hierárquica do escopo do projeto em pacotes de trabalho. Por ser uma ferramenta visual, fornece visão estruturada do que deve ser entregue. Uma entrada importante para a criação da EAP são os documentos do Projeto, o Plano de Gerenciamento do Projeto, considerando os ciclos de planejamento, os Fatores Ambientais e os Ativos de Processos Organizacionais. Como saída temos a Linha de Base do Escopo e a atualização dos documentos do projeto.

2 planejar o gerenciamento das comunicações

Nesse processo são desenvolvidas as abordagens e um plano para as atividades de comunicação do projeto, considerando as necessidades de cada parte interessada, envolvendo cada uma dela de forma adequada e apresentando as informações a eles relevantes de forma oportuna. Para a construção do Plano de Gerenciamento das Comunicações, a principal saída desse processo, temos como entradas importantes o Termo de Abertura do Projeto, que contém informações importantes iniciais do projeto, e considerando os ciclos de planejamento, a entrada mais importante é o próprio plano de gerenciamento do projeto. Ainda, temos como entradas os Fatores Ambientais e os Ativos de Processos Organizacionais. Como saída, além do Plano de Gerenciamento das Comunicações, temos as atualizações do plano e dos documentos do projeto.

3 monitorar as comunicações

É um processo do grupo de processos Monitoramento e Controle que tem o objetivo de garantir que as necessidades de informações do projeto e suas partes interessadas foram atendidas. Assim, busca verificar se o plano em andamento está apto a levar o projeto ao alcance dos seus objetivos, e em caso de mudanças necessárias, estas devem ser solicitadas para que o processo possa ser adequado o mais rapidamente possível. Por ser um processo de Monitoramento, as principais entradas são o Plano de Gerenciamento do Projeto e os documentos do projeto, para que possa ser realizada a avaliação entre o que foi planejado e os resultados (realizado). Ainda, temos como entradas os dados de desempenho do trabalho, os Fatores Ambientais e os Ativos de Processos Organizacionais. Por fim, como saídas para esse processo, temos as Informações sobre o desempenho do Projeto, extraídas através da interpretação dos dados sobre o desempenho do trabalho (entrada), além das solicitações de mudanças e as atualizações do plano e documentos do projeto.

Assim, mais uma vez demonstramos aqui que, fazer uma prova dissertativa não é nada complicado quando temos consciência do que devemos escrever. 

Nossas aulas mencionam sempre os itens importantes, que não podem faltar em uma prova discursiva, e que indicam a resposta correta em uma prova objetiva: o nosso DNA da resposta correta!! Por isso, em uma prova discursiva, é importante escrever, mas sempre, devemos utilizar os termos adequados, termos chave, para que nossa resposta seja considerada aderente ao padrão de respostas!

Ah, você deve ter percebido a marcação em negrito daqueles termos importantes, que o examinador quer ler, não é? Não vamos esquecer deles! São muito importantes!

Aahh, antes que eu me esqueça!! Temos um curso completo de Gerenciamento de Projetos, PMBOK 6ª edição e 7ª Edição, com 500 questões comentadas em cada um! Bora estudar!!

Um grande abraço!!

Professor Darlan Venturelli