Concurso Anvisa – Regressiva : dica gratuita de Arquivologia

Nossa dica anterior foi sobre a Tabela de Temporalidade, estão lembrados?

Pois é, mas eu tenho uma notícia importante para te dar: a aplicação da Tabela de Temporalidade depende da classificação arquivística. Você já deve ter estudado sobre esse assunto, certo?!

Então, a classificação arquivística é feita com base no instrumento chamado Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, que, segundo a Resolução n. 14 do CONARQ, apresenta as seguintes características:

1. É um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
2. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.
3. A classificação define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
4. No código de classificação do CONARQ, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular, como na imagem abaixo:

Se você nunca tivesse visto um plano de classificação e nunca tivesse estudado sobre sua existência, você conseguiria aplicá-lo eficientemente? Claro que não!

Para que você conseguisse classificar os documentos da Anvisa, você teria de receber treinamento prévio. Afinal, é preciso conhecer o instrumento e saber como utilizá-lo para, então, colocá-lo em prática. Sendo assim, é correto afirmar que a classificação deve ser realizada apenas por servidores treinados.

Conforme dispõe a Resolução n. 14 do CONARQ, para se classificar os documentos, deve-se obedecer às seguintes rotinas:

1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.

OBS.: Quando o documento possuir anexo(s), esse(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).

TOME NOTA:

A Anvisa, por pertencer ao Poder Executivo Federal, deve adotar o Plano de Classificação de Documentos definido pelo Conarq para os documentos produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades-meio.

Vamos analisar alguns itens do Cespe?

O instrumento adequado para a classificação de documentos de arquivo é o código de classificação de documentos ou plano de classificação.

Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio dos órgãos públicos federais, incluindo-se o IBAMA, devem ser classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Apenas servidores treinados devem realizar as operações de classificação de documentos. Algumas rotinas desse processo são o recebimento do documento, a leitura de seu conteúdo para a identificação do assunto principal, a localização do assunto no código de classificação de documentos de arquivo, e a anotação do código na primeira folha do documento

RESPOSTAS:

1. VERDADEIRO. A classificação de documentos é feita com o Plano de Classificação, que também pode ser chamado de Código de Classificação.
2. VERDADEIRO. O Ibama e demais órgãos do Poder Executivo Federal, para os documentos produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades-meio, devem adotar o Plano de Classificação de Documentos estabelecido pelo Conarq.
3. VERDADEIRO. Somente servidores treinados devem aplicar o plano de classificação e, conforme foi apresentado anteriormente, as rotinas apresentadas nessa questão do Cespe são rotinas de classificação.

Então fique esperto! Em breve você será um servidor público e terá de usar tanto o Plano de Classificação quanto a Tabela de Temporalidade para os documentos que você produzir ou receber no decorrer de suas atividades.

Bons estudos!

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Daliane Silvério – Graduada em Arquivologia pela Universidade de Brasília; foi servidora do Arquivo Nacional e de outros órgãos públicos. Atualmente é servidora do Senado Federal. Atuante na área de gestão documental; elaboração de normas de arquivo e protocolo; consultoria arquivística, dentre outras atividades. Ministra aulas de arquivologia utilizando as principais bibliografias, a legislação arquivística e resolução de questões de provas.

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Detalhes:

• Concurso: Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Concurso Anvisa 2016)
• Banca organizadora: Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos (Cebraspe)
• Cargos: Técnico Administrativo
• Escolaridade: nível médio
• Número de vagas: 78
• Remuneração: R$ 7.680,06
• Inscrições: de 9 setembro a 29 de setembro de 2016
• Valor da taxa de inscrição: R$ 70,00
• Data da prova: 4 de dezembro de 2016

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