Concurso Anvisa – Regressiva : dica gratuita de Arquivologia

Hoje falaremos sobre a gestão de documentos. Você sabe o que é a gestão documental?

Segundo a Lei n. 8.159/1991, a gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

O que você precisa levar para a prova sobre esse conceito definido na lei? A resposta é tudo! Isso mesmo! Você precisa levar esse conceito de forma completa. Então, faça uma quebra dele para facilitar a memorização:

a) O que é? Conjunto de procedimentos;

b) Referentes a quê? Produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento;

c) Em quais fases? Corrente e intermediária

d) Visando o quê? A eliminação ou a guarda permanente.

Por que fazemos a gestão dos documentos nas instituições? Você saberia dizer? Ou seja, quais são os objetivos de se implantar um programa de gestão de documentos?

Segundo o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, os objetivos da gestão documental são:

1. garantir a produção, a utilização e a destinação final adequada dos documentos;
2. eliminar os documentos que já perderam seu valor de guarda;
3. racionalizar os recursos humanos, materiais e financeiros;
4. otimizar o uso de espaços físicos;
5. disponibilizar o acesso à informação;
6. contribuir para o acesso e conservação dos documentos de valor permanente;
7. instrumento eficiente de apoio ao Estado na tomada de decisões;
8. instrumento eficiente garantidor dos direitos dos cidadãos;
9. instrumento essencial para a democratização da informação e, consequentemente, da sociedade.

A implantação de um programa de gestão de documentos é realizada em três etapas: Produção, Utilização e Destinação. Em cada uma dessas etapas são desenvolvidas atividades específicas, a saber:

a) PRODUÇÃO

Nesta etapa são definidos os modelos de documentos e formulários a serem utilizados pela instituição.

A racionalização da produção de documentos também é um dos aspectos a serem observados nesta etapa.

b) UTILIZAÇÃO

Nesta etapa são incluídas as atividades de protocolo e expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária e de elaboração e de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições

c) DESTINAÇÃO

Nesta etapa são realizadas a análise (avaliação) dos documentos, visando definir os prazos de guarda (fixação dos prazos de guarda) e selecionar os documentos de guarda permanente, separando-os daqueles desprovidos de valor e, portanto, passíveis de eliminação.

Em artigos recentes, nós conversamos sobre o Plano (ou Código) de Classificação de Documentos e sobre a Tabela de Temporalidade. Estão lembrados?

Pois bem, vocês sabiam que esses dois instrumentos são chamados de “Instrumentos de Gestão”? Pois é! São definidos assim na bibliografia arquivística.

Agora, me respondam uma coisa: em qual das etapas do programa de gestão (produção, utilização e destinação) você terá o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos? Vou escrever isso para você:

TOME NOTA:

O plano de classificação está contemplado na fase de “utilização” enquanto a Tabela de Temporalidade está inserida na etapa da “Destinação” em um programa de gestão de documentos.

Guardou essa informação? Espero que sim, pois ela é importantíssima!

Ficamos por aqui!

Bons estudos!

Sucesso!

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Daliane Silvério – Graduada em Arquivologia pela Universidade de Brasília; foi servidora do Arquivo Nacional e de outros órgãos públicos. Atualmente é servidora do Senado Federal. Atuante na área de gestão documental; elaboração de normas de arquivo e protocolo; consultoria arquivística, dentre outras atividades. Ministra aulas de arquivologia utilizando as principais bibliografias, a legislação arquivística e resolução de questões de provas.

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Detalhes:

• Concurso: Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Concurso Anvisa 2016)
• Banca organizadora: Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos (Cebraspe)
• Cargos: Técnico Administrativo
• Escolaridade: nível médio
• Número de vagas: 78
• Remuneração: R$ 7.680,06
• Inscrições: de 9 setembro a 29 de setembro de 2016
• Valor da taxa de inscrição: R$ 70,00
• Data da prova: 4 de dezembro de 2016

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