Em quais situações a empresa deve reembolsar os custos do empregado em home office e teletrabalho?

Sobre as despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária ao trabalho, dispõe o caput artigo 75-D da CLT que “as disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito”.

O que se extrai do dispositivo legal acima é que, obrigatoriamente, as regras relativas ao reembolso deverão estar previstas em contrato escrito. Ou seja, as disposições relativas ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito. Fato é que, em regra, se a despesa for efetivada pelo empregado, o reembolso é obrigatório e deverá ocorrer na forma prevista no contrato (prazo para reembolso, forma de reembolso etc.). Nesse sentido leciona Homero Batista, ao se referir sobre a legislação em tempos de pandemia e cuja lógica também se aplica:

“Existe a preocupação do art. 4º, § 3º [da MP 927], com a definição sobre os custos da aquisição e da manutenção dos equipamentos para o teletrabalho. Por óbvio, as ferramentas da profissão no âmbito do contrato de trabalho subordinado recaem sobre o empregador, sendo imprópria qualquer tentativa de compartilhamento dos custos ou dos riscos. Esse é um princípio basilar do direito do trabalho e remonta a suas origens, podendo ser encontrado até mesmo naquela famosa locução de assunção dos riscos da atividade econômica pelo empregador, de que trata o art.2º da CLT” (BATISTA, Homero. Legislação trabalhista em tempos de pandemia. São Paulo: Thomson Reuters Brasil, 2020. p. 32)

No entanto, há hipóteses na qual o empregado custeará parte dos equipamentos e infraestrutura, mesmo em casos de home office. São os custos que já se incluem como despesas ordinárias do cotidiano do empregado. Por exemplo, se ele já for o dono do computador e já arcar com os custos de internet. Trata-se de despesa ordinária do empregado. Do mesmo modo, se o empregado ordinariamente já possui a infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto ele não deverá ser reembolsado por nada, pois se trata de despesa ordinária. Essa mesma lógica já é adotada pela CLT no tocante às despesas com lavagem de uniforme (artigo 456-A, parágrafo único, da CLT). Nesse sentido também se posiciona a doutrina de Raphael Miziara:

Claro que se o empregador exigir uma máquina especial ou uma conexão mais potente ou, até mesmo, outros custos com a infraestrutura como condição necessária ao trabalho, deverá arcar com os custos correspondentes. Por exemplo, se o empregado possui um computador que, depois de contratado, se revelar insuficiente para as funções (lentidão excessiva, baixa memória, etc.), caso o empregador exija nova máquina, devera custeá-la, exatamente por se tratar de despesa extraordinária.

Da mesma forma, exigências empresariais quanto a determinadas especificações de infraestrutura (como velocidade de internet) deverão ser por ela custeadas, caso ultrapasse o ordinário para aquela determinada região.

Portanto, a existência de qualquer gasto extraordinário com equipamentos tecnológicos, infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto e com despesas arcadas pelo empregado que ultrapasse o limite da despesa ordinária, deverá ser reembolsada. Mas, uma vez inexistentes prejuízos com gastos extraordinários, não há que se falar em indenização, tampouco em transferência dos riscos do empreendimento ao empregado.

Assim, a existência de qualquer gasto extraordinário com equipamentos tecnológicos, infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto e com despesas arcadas pelo empregado que ultrapasse o limite da despesa ordinária, deverá ser reembolsada. Mas, uma vez inexistentes prejuízos ou gastos adicionais, não há que se falar em indenização, tampouco em transferência dos riscos do empreendimento ao empregado. MIZIARA, Raphael. Reforma não permite que empresa transfira custos de home office ao trabalhador. Disponível em: <https://www.conjur.com.br/2017-jul-25/raphael-miziara-reforma-nao-livra-empregador-custos-teletrabalho>

Importante dizer que o Tribunal Superior do Trabalho já se manifestou sobre o tema, embora em período anterior à Reforma de 2017, mas cuja ratio se aplica perfeitamente em tempos atuais: “[…] a possibilidade de indenização empresarial pelos gastos pessoais e residenciais efetivados pelo empregado no exercício de suas funções empregatícias no interior de seu home office supõe a precisa comprovação da existência de despesas adicionais realizadas em estrito benefício do cumprimento do contrato, não sendo bastante, em princípio, regra geral, a evidência de certa mistura, concorrência, concomitância e paralelismo entre atos, circunstâncias e despesas, uma vez que tais peculiaridades são inerentes e inevitáveis ao labor em domicílio e ao teletrabalho” (AIRR-62141-19.2003.5.10.0011, 6ª Turma, Relator Ministro Mauricio Godinho Delgado, DEJT 16/04/2010).

Diante desse cenário, a cautela recomenda que as partes sempre estabeleçam em contrato a forma como deverá se dar o reembolso das despesas efetuadas pelo empregado, pois segundo o artigo 75-D, a aquisição, manutenção ou fornecimento de equipamentos e infraestrutura devem ser previstas em contrato.

Assim, é importante que a empresa junte aos autos documentos referentes às disposições sobre a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como sobre eventuais reembolsos, nos termos do art. 75-D da CLT.