Kanban: Visualize, Controle e Entregue com Eficiência 

Fala, Padawan! Hoje vamos falar sobre um conceito que parece simples, mas que pode transformar totalmente a forma como as equipes de tecnologia (e até outras áreas) trabalham: o Kanban. Essa ferramenta tem caído direto em provas de concursos públicos da área de TI, principalmente quando o assunto é metodologias ágeis ou gestão de projetos.

Se você já viu por aí um quadro com colunas “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”, você já esbarrou no Kanban! Mas não se engane com essa simplicidade: por trás disso tem uma filosofia de melhoria contínua e gestão de fluxo poderosa que pode ser a diferença entre o caos e a organização.

O que é Kanban?

Kanban é um método visual de gerenciamento de tarefas e processos, criado lá no Japão pela Toyota nos anos 1960 para melhorar a produção nas fábricas. No entanto, ele foi adaptado para a área de desenvolvimento de software e TI nas últimas décadas, principalmente por David J. Anderson.

A ideia é simples: você visualiza o trabalho, limita a quantidade de tarefas em andamento e melhora o fluxo continuamente. Parece mágica, né? Mas é só organização com inteligência.

Como funciona um quadro Kanban?

A estrutura básica de um quadro Kanban tem três colunas principais:

• A Fazer (To Do) – tarefas que ainda não começaram;
• Fazendo (Doing) – tarefas que estão em andamento;
• Feito (Done) – tarefas concluídas.

Cada cartão no quadro representa uma tarefa, e ele vai sendo movido da esquerda para a direita conforme o trabalho avança. Esse movimento visual ajuda a identificar gargalos e acompanhar o progresso de forma clara e objetiva.

Os princípios do Kanban

O método Kanban se baseia em quatro princípios fundamentais:

1. Comece com o que você faz hoje: Não é preciso mudar tudo de uma vez. O Kanban se adapta ao processo atual.
2. Concorde em buscar mudanças incrementais: A ideia é melhorar continuamente, sem revoluções.
3. Respeite processos e papéis atuais: Não precisa trocar sua equipe de lugar ou mudar estrutura.
4. Atue para liderar e incentivar a melhoria contínua: O Kanban é um convite à evolução constante.

As práticas essenciais do Kanban

Além dos princípios, existem seis práticas essenciais:

1. Visualizar o fluxo de trabalho – use quadros e cartões para mostrar o que está sendo feito.
2. Limitar o trabalho em progresso (WIP – Work In Progress) – evite começar várias tarefas ao mesmo tempo para não gerar gargalos.
3. Gerenciar o fluxo – foque no movimento suave e constante dos cartões. As tarefas mais prioritárias, que geram mais valor, ficam no topo da lista de atividades a fazer, para serem entregues o mais breve possível. 
4. Tornar as políticas explícitas – deixe claro como as tarefas devem ser executadas.
5. Implantar ciclos de feedback – revise e melhore continuamente. 
6. Melhorar colaborativamente – use dados e métricas para buscar sempre o aprimoramento. O quadro pode sofrer alterações, adaptando as colunas para novas etapas de acordo com o processo de trabalho ou de melhorias, como por exemplo, adicionar uma coluna “Em validação”, ou “Em testes”, ou “Homologando”, etc. 

WIP: Limite de Tarefas em Andamento

Padawan, aqui está o pulo do gato do Kanban! Limitar o WIP é uma das grandes sacadas dessa metodologia. Quando a gente limita o número de tarefas que podem estar na coluna “Fazendo”, a equipe foca no que importa, finaliza mais rápido e evita aquele temido acúmulo de tarefas pela metade.

Por exemplo: se o limite de WIP na coluna “Fazendo” for 3 e já tiverem 3 tarefas lá, ninguém pode colocar mais nada até uma tarefa ser concluída e movida para o “Feito”.

Diferença entre Kanban e Scrum

Nos concursos, é comum cair questão comparando Kanban e Scrum. Então bora deixar isso claro:

Ou seja, o Kanban é mais flexível e pode ser aplicado em qualquer tipo de equipe, mesmo fora da TI.

Exemplo prático

Vamos usar como exemplo um fluxo de trabalho do professor. Imagina esse exemplo:

Só de olhar, já dá pra saber o que está em andamento, o que precisa começar e o que já foi feito pelo professor. Visual e poderoso!

Veja que Já realizei 3 tarefas, colher feedback de alunos, revisar desempenho de mentorados e escrever artigo Kanban. Estou realizando 3 tarefas, vídeos para reels, revisão de material e novo estudo. E faltam 4 tarefas para fazer, gravar aula, ir a academia, montar material e realizar uma live. As 3 tarefas sendo realizadas podem ser o que consigo em um dia, tendo em mente que essa é a minha capacidade, posso ter uma previsão de quando terminarei todo o backlog (a fazer).

Um detalhe importante: o Kanban não se limita à área de TI. Ele é tão versátil que pode ser usado em setores administrativos, marketing, jurídico e até na sua vida pessoal. Organizar estudos para concursos com Kanban? Dá e é fácil!

Desvantagens do Kanban (porque nem tudo são flores)

Embora seja incrível, o Kanban não é isento de desafios. Entre eles:

• Falta de prazos definidos pode prejudicar projetos com datas fixas.
• Pode ser mal interpretado como um “to-do list” simples.
• Exige disciplina da equipe para atualizar e respeitar os limites de WIP.

Métricas no Kanban

O Kanban também permite o uso de métricas importantes, como:

• Work in Progress- Trabalho em andamento. Tarefas simultâneas. 
• Lead Time – tempo total entre a criação e a entrega de uma tarefa. O temo que aquela tarefa ficou no quadro. Ajuda na previsão de entregas futuras. Conta da hora que surgiu até a hora que finalizou.
• Cycle Time – tempo que a equipe realiza entre o início da execução e a finalização e entrega para o cliente. Tempo contado a partir do momento que a equipe começou a trabalhar na tarefa. 
• Throughput – número de tarefas concluídas por período. Por exemplo, quanto entreguei em 1 mês ou 1 semana. 

Essas métricas ajudam a entender a produtividade da equipe e identificar pontos de melhoria.

Eu sei, ficou em dúvida entre a diferença entre Cycle Time e Lead time. Vamos lá! Lead time é o tempo em que a tarefa surgiu até sua enterga, Cycle time é o tempo que a tarefa começou a ser trabalhada pela equipe até sua conclusão. 

Vamos calcular as métricas:

• Lead Time = 08/09 – 01/09 = 7 dias
• Cycle Time = 08/09 – 05/09 = 3 dias

Ou seja, o cliente esperou 7 dias(Lead time), mas a equipe trabalhou 3 dias(cycle time). Lead time é perspectiva do cliente, já cycle time é perspectiva do time. 

E aí, Padawan? Que tal criar seu próprio quadro Kanban agora mesmo e organizar seus estudos de TI para concursos? Comece pequeno, observe o fluxo e melhore continuamente. Você vai ver como dá resultado!

Bora praticar?

FGV – 2024 – DATAPREV – ATI – Gestão de Serviços de TIC

Uma equipe de desenvolvimento de software está trabalhando para confecção de um novo sistema de informação, utilizando o método Kanban para essa tarefa. No momento eles estão definindo todas as tarefas que precisam ser feitas para finalizar todo serviço de desenvolvimento.
Essa ação é identificada na metodologia Kanban como:

1. Backlog
2. Cronodiagrama
3. Domínio
4. Interface
5. Requirements

Gabarito: A

Comentário:

A) Backlog – CORRETA.
Na metodologia Kanban (assim como no Scrum), o backlog é o local onde ficam listadas todas as tarefas, histórias de usuário ou funcionalidades que precisam ser feitas. É o ponto de partida para organizar o trabalho a ser realizado. No momento descrito na questão, a equipe está justamente levantando todas as tarefas, o que caracteriza a criação ou organização do backlog.

B) Cronodiagrama – ERRADA.
Cronodiagrama é uma ferramenta de gestão de tempo e prazos, como um gráfico de Gantt. Não é um conceito utilizado na abordagem Kanban, que não se baseia em cronogramas rígidos, mas sim no controle de fluxo contínuo de tarefas.

C) Domínio – ERRADA.
Domínio se refere ao contexto ou área de conhecimento do problema a ser resolvido, e não à organização de tarefas. Portanto, não é a resposta correta aqui.

D) Interface – ERRADA.
Interface diz respeito à forma de interação entre o usuário e o sistema ou entre componentes de software. Não se relaciona com o ato de organizar tarefas no Kanban.

E) Requirements – ERRADA.
Embora “requirements” (requisitos) façam parte da definição do que precisa ser feito, não é o termo utilizado no Kanban para se referir à lista de tarefas. O termo técnico mais apropriado, inclusive nas provas, é “backlog”.

FGV – 2024 – TJ-MS – Técnico de Nível Superior – Analista de Sistemas Computacionais – Analista de Segurança de TI

Pedro trabalha em uma empresa onde o desenvolvimento dos processos é acompanhado de forma gráfica, por meio de cartões coloridos, que indicam o nível de urgência ou completude de cada tarefa.

A empresa de Pedro utiliza a metodologia:

1. Extreme Programming;
2. Rational Unified Proccess;
3. Scrum
4. Cascate Development;
5. Kanban.

Gabarito: E

Comentário:

A) Extreme Programming – ERRADA.
Extreme Programming (XP) é uma metodologia ágil focada em boas práticas de codificação, como desenvolvimento orientado a testes, programação em par, integração contínua, entre outras. Não tem como característica principal o uso de cartões visuais para monitorar tarefas, como descrito na questão.

B) Rational Unified Process – ERRADA.
O RUP é um processo de desenvolvimento iterativo e orientado a casos de uso. Embora seja estruturado e bem documentado, não se caracteriza pelo uso de cartões coloridos ou acompanhamento visual típico do Kanban.

C) Scrum – ERRADA.
Scrum também é uma metodologia ágil e pode usar quadros e cartões, porém o uso visual não é seu foco principal. O Scrum trabalha com sprints, papéis definidos (Scrum Master, Product Owner, etc.) e eventos como planning e daily meetings. A descrição da questão remete diretamente ao sistema visual contínuo do Kanban, não ao funcionamento do Scrum.

D) Cascade Development – ERRADA.
Esse é o famoso modelo em cascata, que segue uma sequência linear e rígida de fases (análise, projeto, codificação, testes…). Não utiliza acompanhamento gráfico com cartões coloridos, muito menos controle visual de fluxo de tarefas.

E) Kanban – CORRETA.
O Kanban é exatamente a metodologia descrita na questão. Ele se baseia em acompanhamento visual, normalmente com cartões coloridos em um quadro, que representam as tarefas e indicam seu status (por fazer, em andamento, feito) ou seu nível de prioridade/urgência.

CESPE / CEBRASPE – 2023 – DATAPREV – Analista de Tecnologia da Informação – Perfil: Gestão de Serviços de TIC

Julgue o próximo item, relativo ao Kanban. 

Em linhas gerais, o Kanban permite gerenciar os passos no desenvolvimento de um produto por meio do método de controle visual, em que é possível visualizar o trabalho em progresso.

Gabarito: CERTO

Comentário:

A afirmação está correta, pois descreve de forma precisa o princípio fundamental do Kanban.

O Kanban é uma metodologia visual de gerenciamento de fluxo de trabalho, cujo principal objetivo é tornar visível o andamento das tarefas, permitindo que todos os envolvidos no processo saibam, com clareza, o que está sendo feito, o que está parado e o que já foi concluído.

Esse método é amplamente utilizado no desenvolvimento de software, mas também é aplicável a outros tipos de processos. A visualização do trabalho em progresso (Work in Progress – WIP) ajuda a identificar gargalos, evitar sobrecarga de tarefas e melhorar o fluxo contínuo de produção.