Práticas do KANBAN

O Kanban pode ser definido, de maneira objetiva, como um método de gestão do trabalho. Trata-se de uma abordagem voltada à administração de serviços profissionais, também conhecidos como trabalho do conhecimento — isto é, atividades nas quais o valor está mais na informação e no pensamento do que na execução manual.

Mas quais são suas principais práticas?

O Método Kanban se apoia em seis práticas fundamentais, cuja aplicação pode variar em amplitude e profundidade, conforme o contexto organizacional. Estas práticas representam a base para uma gestão eficaz de fluxos de trabalho, e muitas delas serão aprofundadas nas próximas seções do material. Para uma implementação mais estruturada, recomenda-se consultar o Kanban Maturity Model (KMM), que orienta a aplicação das práticas de acordo com o nível de maturidade organizacional.

1. Visualização do Trabalho

A visualização é um pilar essencial do Kanban, pois torna o trabalho — muitas vezes invisível dentro das organizações — mais claro e compreensível. Ao representar visualmente as atividades e seus respectivos fluxos, promove-se maior transparência e colaboração entre os envolvidos. Isso facilita a identificação de gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria.

O ser humano possui uma capacidade natural para absorver grandes volumes de informação por meio da visão. Assim, ao tornar o trabalho visível por meio de quadros Kanban, todos os participantes compartilham literalmente a mesma imagem, promovendo alinhamento e sinergia no time.

2. Limitação do Trabalho em Progresso (WIP – Work in Progress)

O conceito de WIP refere-se à quantidade de atividades que estão em andamento em um dado momento. Um erro comum em muitas organizações é buscar a utilização máxima de recursos humanos, o que resulta em sistemas congestionados, lentos e ineficazes — análogo a um engarrafamento em uma rodovia superlotada.

Ao limitar o WIP, o Kanban busca equilibrar o uso de recursos com a capacidade de entrega do sistema, promovendo um fluxo contínuo e previsível. Essa limitação também reduz os efeitos negativos da mudança de contexto, que prejudica a produtividade em atividades de trabalho do conhecimento.

O objetivo central do gerenciamento de fluxo é garantir a conclusão contínua e sustentável do trabalho, com previsibilidade e qualidade. O monitoramento do fluxo, como veremos em seções posteriores sobre métricas Kanban, fornece dados valiosos para gestão de expectativas, previsões e melhoria contínua.

3. Tornar as Políticas Explícitas

Nas organizações, diversas decisões relacionadas à execução do trabalho são tomadas diariamente, muitas vezes de forma implícita. Ao tornar essas políticas explícitas, torna-se mais fácil o alinhamento entre equipes, partes interessadas e novos colaboradores.

Entre os exemplos de políticas explícitas estão:

• Critérios para reabastecimento do quadro: quando, quanto e por quem.
• Critérios de conclusão de tarefas e condições para que avancem no fluxo.
• Limites de WIP.
• Diretrizes para tratar diferentes classes de serviço.
• Horários e estruturas de reuniões.
• Outros acordos de colaboração previamente combinados.

Essas políticas devem ser visíveis, de preferência próximas ao quadro Kanban, e devem ser acordadas coletivamente entre todos os envolvidos, inclusive clientes e stakeholders.

Importante ressaltar: políticas não são instruções rígidas, tampouco substituem o julgamento humano. Elas servem para empoderar a equipe com autonomia e clareza, promovendo auto-organização e decisões distribuídas.

As políticas eficazes devem ser:

• Poucas e essenciais (escassas);
• Simples e claras;
• Bem definidas;
• Visíveis a todos;
• Aplicáveis no contexto real;
• Fácil e rapidamente ajustáveis, conforme a evolução das necessidades do serviço.

4. Implementação de Ciclos de Feedback

Os ciclos de feedback são componentes essenciais no Kanban, pois viabilizam entregas coordenadas e a melhoria contínua dos serviços prestados. A adoção de um conjunto funcional de ciclos de feedback, apropriado ao contexto organizacional, fortalece a capacidade de aprendizagem e a evolução adaptativa da organização por meio de experimentos controlados.

Os principais mecanismos que suportam os ciclos de feedback em sistemas Kanban são:

• O quadro Kanban, que torna o trabalho visível;
• Métricas, que fornecem dados objetivos para análise;
• Um conjunto de reuniões regulares e revisões, organizadas em cadências, que sustentam a coordenação, reflexão e adaptação.

5. Melhoria Colaborativa e Evolução Experimental

Um dos princípios fundamentais do Método Kanban é: “Comece com o que você faz hoje”, seguido por: “Concorde em buscar melhorias por meio de mudanças evolutivas”. O Kanban não propõe mudanças radicais ou disruptivas; ao contrário, defende uma abordagem incremental e adaptativa, promovendo a evolução do sistema a partir da realidade atual da organização.

A melhoria é feita de forma colaborativa e baseada em experimentos, guiados por modelos, métricas e pelo uso do método científico. Essa abordagem possibilita:

• Testar hipóteses com segurança;
• Avaliar os resultados de forma objetiva;
• Manter as mudanças bem-sucedidas;
• Reverter facilmente caso os resultados sejam negativos.

Essa mentalidade experimental é o que permite ao Kanban sustentar a melhoria contínua sem comprometer a estabilidade do sistema em produção.

6. Gerencie e meça o fluxo de trabalho 

Consiste em uma das práticas centrais do Kanban. O objetivo é garantir que o trabalho flua de forma contínua, previsível e eficiente, desde o início até a entrega.

Isso é feito monitorando indicadores como lead time, throughput e tempo de ciclo, o que permite identificar gargalos, atrasos e pontos de melhoria. A gestão do fluxo ajuda a tomar decisões baseadas em dados, ajustar limites de WIP e otimizar a capacidade do sistema.

Ao entender o comportamento do fluxo, a equipe pode melhorar a previsibilidade das entregas e aumentar a qualidade dos serviços prestados.

Quadro Resumo

Algumas questões para auxiliar

01 (CESPE / DATAPREV – 2023) Uma das técnicas adotadas pelo Kanban para assegurar a agilidade nas entregas é limitar o trabalho em progresso.

COMENTÁRIO

Uma prática central do Kanban é a limitação do trabalho em andamento (Work In Progress – WIP). Essa estratégia busca aumentar a produtividade e a agilidade nas entregas, prevenindo a sobrecarga da equipe e favorecendo a finalização mais ágil das tarefas. Ao restringir o número de atividades simultâneas, o Kanban facilita a identificação de gargalos no processo, contribuindo para o uso mais eficiente dos recursos e maior foco no que realmente importa.

Gabarito está correto.

02 QUESTÃO INÉDITA

No contexto do Método Kanban, qual é a principal razão para limitar o WIP (Work In Progress)?

A) Reduzir o número de reuniões da equipe.
B) Aumentar a quantidade de tarefas iniciadas simultaneamente.
C) Garantir que todos os membros da equipe estejam sempre ocupados.
D) Melhorar o fluxo de trabalho ao evitar sobrecarga e aumentar a previsibilidade.
E) Permitir que o gerente controle diretamente a produtividade individual.

Gabarito: D

A alternativa D está correta porque o principal objetivo de limitar o WIP (Work In Progress) no Kanban é melhorar o fluxo de trabalho, evitando a sobrecarga do sistema e tornando a entrega de valor mais rápida e previsível. Quando muitas tarefas estão em andamento simultaneamente, o sistema sofre com mudanças de contexto, atrasos e ineficiência. O limite de WIP força a equipe a concluir antes de começar algo novo, promovendo foco, colaboração e entrega contínua.

As demais alternativas estão incorretas porque:

A) Reduzir reuniões não é objetivo direto do WIP.

B) Vai contra o propósito do WIP, que é limitar o que está em andamento.

C) O foco do Kanban não é manter as pessoas ocupadas, e sim o trabalho fluindo.

E) O Kanban não se baseia em microgerenciamento de produtividade individual.

03 Ano: 2024 Banca: FGV Órgão: TJ-MT Prova: FGV – 2024 – TJ-MT – Analista Judiciário – Tecnologia da Informação

No método Kanban, uma das práticas centrais ajuda a identificar gargalos e promover a eficiência ao limitar a quantidade de trabalho em progresso.
O texto acima se refere à seguinte prática do Kanban:

Alternativas

A dividir o trabalho em iterações fixas.

B estabelecer metas rígidas de entrega.

C realizar reuniões diárias de acompanhamento.

D aumentar o número de colunas no quadro Kanban.

E limitar o WIP (Work in Progress).

Comentário

No método Kanban, uma das práticas fundamentais é o WIP Limit (limitação do trabalho em progresso). Essa prática:

Restringe a quantidade máxima de itens que podem estar sendo executados simultaneamente;

Evita sobrecarga da equipe, reduzindo o tempo de espera entre tarefas;

Promove fluxo contínuo, ao forçar a conclusão de tarefas antes do início de novas;

Facilita a identificação de gargalos, pois, quando o limite é atingido, novos itens não podem entrar até que outros sejam finalizados.

Essa prática torna o sistema mais previsível, eficiente e controlado.

Comentário é a letra E

04 Ano: 2025 Banca: CESPE / CEBRASPE Órgão: EMBRAPA Prova: CESPE / CEBRASPE – 2025 – EMBRAPA – Analista – Área: Gestão Estratégica – Subárea: Articulação Político-Institucional Internacional

No que diz respeito a métodos ágeis, julgue o item seguinte.

Em se tratando de inovação aberta, a mensuração de desempenho e resultados, cuja definição se resume ao longo prazo, tem sido um desafio ainda a ser superado em razão da velocidade das mudanças requeridas por métodos ágeis como o Scrum e o Kanban.

COMENTÁRIO

A mensuração de desempenho não se resume ao longo prazo em inovação aberta. Pelo contrário, em ambientes ágeis e inovadores, é fundamental o uso de métricas de curto, médio e longo prazos, com ciclos de feedback contínuos.A velocidade dos métodos ágeis como Scrum e Kanban não é a causa da dificuldade de mensuração em inovação aberta. O desafio de mensurar inovação aberta está mais relacionado à natureza difusa e colaborativa dos processos, à incerteza dos resultados e à dificuldade de definir KPIs objetivos, não à agilidade em si.

Gabarito está errado

Referências Bibliográficas

Guia do Kanban. Disponível em https://kanban.university/kanban-guide/

ANDERSON, David J.:  Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology

Kanban Scrum: Características de uma boa métrica em desenvolvimento de software. Disponível em https://www.devmedia.com.br/kanban-scrum-caracteristicas-de-uma-boa-metrica-em-desenvolvimento-de-software/31135

Kanban: o que é, o Método Kanban, principais conceitos e como funciona no dia a dia

Disponível em https://www.alura.com.br/artigos/metodo-kanban?srsltid=AfmBOoq8cxDMj7B9igQUeSSJ5a2E8h4JRlAl63i7rYD2p8_LQ8ICNMdj

Kanban: entenda o que é e como implementar no seu trabalho em 4 passos

Disponível em https://artia.com/blog/kanban/