A era da informação e a gestão de documentos

A Era da Informação, iniciada no século XX, tem como característica básica a maior valorização do conhecimento acumulado por indivíduos e instituições ao longo de sua existência, bem como um volume de documentos muito maior em circulação nas instituições. Conceitos há pouco inexistentes, como e-mails, torpedos, notícias on-line e acesso a base de dados, por exemplo, fazem com que sejamos bombardeados de informações de forma intensa e ininterrupta. O tratamento a ser dado a esta informação, por parte de quem as recebe, no que diz respeito ao seu armazenamento e organização, poderá constituir enorme vantagem ao indivíduo em um mundo cada vez mais competitivo e globalizado.

Nas organizações públicas a situação não é diferente. Em uma sociedade cada vez mais exigente de transparência e democratização no acesso às informações, é dever do Estado, enquanto responsável pela captação e gestão de recursos públicos, atuar de forma eficiente e equilibrada, otimizando recursos e oferecendo serviços de qualidade ao cidadão, sem deixar de prestar a este plena satisfação dos atos praticados.

Para atingir esse objetivo, cabe às instituições públicas a implementação de programas de gestão de recursos humanos, financeiros, materiais e, não menos importante, um programa de gestão de documentos, que garantirá o controle das informações que circulam em seu âmbito de atuação, registradas nos mais diversos formatos e suportes, no que diz respeito à sua produção, tramitação, uso, forma de arquivamento, avaliação e conservação. Tal gestão garantirá não apenas a otimização de rotinas administrativas, como também permitirá a preservação da história da instituição e da sociedade para a posteridade.

A adoção de tecnologias digitais na produção de documentos tem trazido a falsa impressão de que a necessidade de gestão na área documental está resolvida. Afinal, muitos acreditam que documentos digitais “não ocupam espaço físico, não se deterioram com o tempo e nem precisam ser eliminados depois de algum prazo”. Na verdade, as facilidades oferecidas pela informática, como a criação de modelos e formulários, a tramitação mais rápida e eficiente, a acumulação de informações em storages e servidores cada vez maiores e mais baratos têm provocado um aumento exponencial no número de documentos criados. Tais documentos, ao contrário do que se imagina, exigem os mesmos cuidados dedicados àqueles em meio tradicional (papel e outros suportes), no que se refere à sua guarda e tratamento.

Por ser invisível a olhos menos atentos, a acumulação de documentos em meio eletrônico gera uma massa documental normalmente desprovida da atenção que lhe deveria ser dada, o que, em muitos casos, torna inacessível a informação e traz inúmeros prejuízos à administração. Essa massa documental, a não ser pelo formato eletrônico, em nada difere dos inúmeros arquivos que se apresentam apenas como imensos depósitos de documentos maltratados pelo tempo e “perdidos” pela falta de tratamento adequado.

O “fim do papel”, expressão cada vez mais frequente na área de tecnologia e informática, exige, portanto, um reforço significativo dos cuidados prestados à documentação institucional. Tais cuidados se iniciam com a implementação de rotinas e medidas administrativas que permitam a conscientização dos agentes envolvidos no processo de trabalho em todas as suas etapas. Dentro das instituições públicas temos observado o aumento da oferta de cursos na área de gestão documental e aplicação de novas ferramentas de trabalho que permitam otimizar os processos de produção de informações (GED, Workflow, protocolo eletrônico e outros).

Não é por outra razão que, nos últimos 15 anos, a disciplina de Arquivologia têm se tornado tão frequente nos editais de concursos públicos. Mais do que informações técnicas referentes à organização física dos documentos, o servidor público deve conhecer a metodologia que permite controlar os prazos a que os documentos devem estar submetidos, as rotinas de protocolo e controle da tramitação dos documentos, as características básicas dos documentos que circulam nas instituições, os procedimentos de conservação e de mudança de suportes e formatos que permitam o acesso das informações ao longo do tempo.

Cabe ao concursando, portanto, inserir em sua grade de estudos a bibliografia arquivística, a fim de não ser surpreendido por questões referentes a esta disciplina, tradicionalmente relegada a um papel secundário no processo de preparação. Há que se destacar, neste aspecto, que o número de obras publicadas nesta área é relativamente amplo e abrangente, o que exigirá esforços no sentido de identificar os aspectos priorizados por cada banca examinadora, o que se torna possível de meio de análise de provas anteriores e ajuda de professores ou candidatos mais experientes.

Uma vez analisados e compreendidos os conceitos envolvidos na área arquivística, o candidato não apenas estará apto a enfrentar as questões relativas a esta disciplina, mas também terá acrescentado ao seu conhecimento informações úteis ao seu desenvolvimento profissional e que poderá aplicar durante toda a sua carreira no órgão que escolheu… Os arquivos públicos desde já agradecem.

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 Elvis Correa Miranda – Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília. Especialização em Gerência de Projetos e Analista Judiciário na área de Arquivologia do TJDFT