Concurso Anvisa – Regressiva: dica gratuita de Noções de Arquivologia!

Confira a dica de hoje sobre Arquivologia com foco em documentos:

ARQUIVOLOGIA

1. CONCEITOS BÁSICOS

A Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos; e com base em normas, métodos, técnicas e princípios, ela identifica, organiza, avalia e preserva o patrimônio informacional acumulado em decorrência das atividades desenvolvidas por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas.

Essa ciência, surgiu da necessidade de se realizar o gerenciamento das informações produzidas e recebidas, sobretudo após a chamada “explosão informacional”, e para ser compreendida, primeiro precisamos entender seu objeto: o documento.

O documento é a junção de informação e suporte. A informação é o conteúdo, a mensagem, a ideia apresentada. O suporte é o meio físico no qual essas informações são registradas, como por exemplo: papel, papel fotográfico, películas e mídias digitais.

DICA: quando a questão for sobre suporte, é preciso lembrar que o suporte é o material sem a informação registrada.

Como assim professora? É simples, aluno! Vejamos:

O papel é um suporte, mas, quando escrevemos algo nele (uma informação), ele passa a ser documento. Ou ainda, o filme é suporte, mas, ao registrarmos uma imagem nele, teremos o negativo fotográfico. O negativo é uma imagem (informação) em um filme (material no qual registramos a informação), ou seja, o negativo já é um documento. Veja o esquema abaixo:

Agora que você sabe o que é um documento, precisa também saber o que é um documento de arquivo.

A Arquivologia tem como objeto não toda e qualquer informação registrada em suporte. Ela se ocupa dos documentos orgânicos, ou seja, dos documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades desenvolvidas pelas pessoas físicas ou jurídicas, que justificam sua existência como tal.

TOME NOTA: o documento de arquivo é aquele dotado de organicidade. Ou seja, decorrente do exercício das atividades de pessoas físicas ou jurídicas. Portanto, se, na prova, o examinador disser que o material de referência ou informação não orgânica é considerado documento de arquivo, esse item estará errado.

Além de saber o conceito de documento, você precisa conhecer suas características e classificações. Vamos lá?

1. CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

Vejamos, quais são as outras características que o documento de arquivo possui, além da organicidade? Vamos recordá-las?

Segundo Luciana Duranti e o Manual de Gestão de Documentos de Arquivo do Arquivo Nacional, os documentos de arquivo possuem as seguintes características:

1. Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. Esse aspecto está relacionado com à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.e, não ao número de cópias produzidas;

1. Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas;

1. Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora os documentos sejam redigidos por meio de uma ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico, como por exemplo, a compra de um material;

1. Autenticidade: o documento de arquivo é autêntico quando é o que diz ser, sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Um documento autêntico é aquele que se mantém da forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção;

1. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que os geraram. Desta forma, o documento de arquivo deve ser analisado dentro do seu conjunto e não como peça isolada.

RESUMINDO:

1. Documento de arquivo é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte, que constitui elemento de prova ou conhecimento, formando um conjunto orgânico que reflete as atividades das quais foram gerados; 

1. São características do documento de arquivo: imparcialidade, naturalidade, unicidade, autenticidade e inter-relacionamento;

1. Por ser um conjunto de documentos produzidos e acumulados por instituições ou pessoas, os documentos de arquivo são inter-relacionados e sua gestão deve contemplar o conjunto, e não o item documental isoladamente (inter-relacionamento);

2. CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO DE ARQUIVO

Os documentos de arquivo são classificados segundo a espécie, o tipo (tipologia), o gênero, o formato, a forma e a natureza do assunto, conforme apresentados abaixo:

1. Quanto à Espécie:

A espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a natureza das informações neles contidas. De forma resumida e simples, podemos dizer que a espécie é o modelo do documento. Exemplos: memorando, ata, relatório.

1. Quanto ao Tipo (Tipologia):

A tipologia é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que o gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, relatório de atividades, contrato de prestação de serviços gráficos.

1. Quanto ao Gênero:

O gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. São gêneros documentais:

• Textual: incluem os documentos manuscritos, datilografados ou impressos, tais como: relatórios, memorandos e despachos.
• Informático: incluem documentos processados em computador, tais como: disquetes, discos rígidos e ópticos.
• Cartográfico: documentos contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, tais como: plantas, mapas e desenhos técnicos.
• Micrográfico: documentos resultantes do processo de microfilmagem, tais como: microfilme, microficha e cartão-janela.
• Sonoro: incluem documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (sons), tais como: discos e fitas k7;
• Iconográfico: incluem documentos com imagens fixas, em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, tais como: negativos, diapositivos, eslaides, desenhos, fotografias e gravuras.
• Filmográfico: incluem documentos contendo imagens em movimento, conjugados ou não a trilhas sonoras. Exemplo: filmes e fitas videomagnéticas

Obs.: Audiovisual – são os documentos que contêm registros sonoros e imagens fixas ou em movimento. Subdivide-se em: iconográfico, filmográfico e sonoro.

1. Quanto ao formato:

O formato é o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e o conteúdo de um documento, tais como: cartaz e livro.

1. Quanto à forma:

A forma está relacionada com o estágio de preparação e de transmissão de documentos, ou seja: original, cópia ou minuta.

1. Natureza do assunto:

Em relação ao assunto, o documento pode ser classificado em ostensivo e sigiloso. O documento ostensivo é aquele cuja divulgação não prejudica à administração, sendo assim, é de acesso livre. Os documentos sigilosos são aqueles que têm restrição de acesso às pessoas que tenham necessidade de conhecer.

Caso queira aprofundar mais sobre esse assunto, leia a legislação específica, qual seja: Lei n. 12.527/2011 e os Decretos n. 7.724/2012 e 7.845/2012.

RESUMINDO:

Por hoje, é isso!

Mas nos encontramos em breve, para falar sobre os arquivos.

Grande abraço!

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Daliane Silvério

Graduada em Arquivologia pela Universidade de Brasília; foi servidora do Arquivo Nacional e de outros órgãos públicos. Atualmente é servidora do Senado Federal. Atuante na área de gestão documental; elaboração de normas de arquivo e protocolo; consultoria arquivística, dentre outras atividades. Ministra aulas de arquivologia utilizando as principais bibliografias, a legislação arquivística e resolução de questões de provas.

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Detalhes:

• Concurso: Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Concurso Anvisa 2016)
• Banca organizadora: Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos (Cebraspe)
• Cargos: Técnico Administrativo
• Escolaridade: nível médio
• Número de vagas: 78
• Remuneração: R$ 7.680,06
• Inscrições: de 9 setembro a 29 de setembro de 2016
• Valor da taxa de inscrição: R$ 70,00
• Data da prova: 4 de dezembro de 2016

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