5 dicas para melhorar a organização do seu escritório de advocacia

Por: Projeto Exame de Ordem | Cursos Online
O fim do ano chegou e você já deve ter visto os textos clássicos dessa época do ano. Mas além de rever o que passou, que tal aproveitar o recesso para se organizar para 2018? O volume de trabalho costuma diminuir um pouco nessa época e pode ser a sua chance de começar o próximo ano com menos estresse e mais produtividade!
Além disso, essa é a hora de inovar. Afinal, o ritmo não está tão acelerado e fica mais fácil de adaptar às mudanças. Para te ajudar, elenquei algumas dicas de organização para o seu escritório de advocacia. Olha só:
Dica 1: Reduza a quantidade de papel
Um escritório que se apega demais ao analógico pode acabar acumulando montanhas de papel. No meio de tantos documentos e anotações, fica difícil manter suas informações organizadas, além de atrapalhar a imagem que o seu escritório passa. As agendas físicas ainda são as melhores amigas de muitos advogados, mas elas podem dificultar a sua mobilidade para trabalhar à distância.
Outro problema é que os registros em papel podem se perder ou serem danificados. Você não quer correr esse risco, certo? Então digitalize seus documentos e procure fazer suas anotações online. Uma das sugestões para isso é usar um software jurídico online. Assim, você diminui a quantidade de papel na sua mesa e deixa tudo por perto, aonde quer que você vá.
Dica 2: Mantenha o essencial por perto
Essa dica serve para a organização de qualquer espaço. Quanto mais perto as coisas essenciais estão guardadas, menor a tendência de deixá-las em qualquer lugar. Isso porque fica mais fácil usar e guardar logo em seguida.
A mesa do advogado é um dos lugares mais importantes do escritório e uma mesa desorganizada pode passar uma imagem pouco profissional. Por isso, arquive ou descarte o que não é usado e use pastas e organizadores para o essencial.
Dica 3: Seus arquivos digitais também precisam de uma geral
Quando falamos de desorganização, automaticamente pensamos em espaços físicos, certo? Mas cada vez mais o universo digital faz parte do nosso cotidiano e também precisa de uma geral de vez em quando. Por isso, aproveite para fazer uma limpa no seu computador. Uma dica importante é excluir arquivos que não são mais importantes e fazer backup de tudo que você pode precisar no futuro para a nuvem. Assim, não corre o risco de perder informações essenciais caso algo aconteça com a sua máquina.
Além disso, crie pastas para organizar melhor arquivos com a mesma utilidade. Lembre de usar nomes simples para tudo isso, assim fica mais fácil de pesquisar quando você precisar. Outra possibilidade é reunir todos as informações do seu escritório em um software jurídico na nuvem.
Outra possibilidade é reunir todos as informações do seu escritório em um software jurídico na nuvem.
Dica 4: Separe algum tempo para planejar o próximo ano
O planejamento é o melhor amigo da organização. Por isso, aproveite a redução no volume de trabalho para tirar algum tempo para pensar no futuro. Elenque as suas prioridades: Onde você quer chegar? Quais são os seus objetivos? Como você vai fazer isso? Se você trabalha com outros profissionais, alinhe isso com eles. Marque na agenda o que pretende fazer em 2018, quais suas metas e prazos.
Se o seu objetivo é fazer networking ou focar na atualização profissional, procure saber quais são os melhores eventos do próximo ano e já comece a se programar para participar.
Dica 5: Crie rotinas e fluxos de trabalho
Manter a organização é um problema para muita gente. Às vezes, o advogado põe tudo em ordem em um dia, mas logo já acaba se perdendo de novo na bagunça. Estabelecer pequenas rotinas para o escritório pode ajudar a manter a organização por mais tempo.
Uma opção é fazer um planejamento a curto prazo no início de cada semana. Além disso, elencar a ordem das tarefas e calcular uma média de tempo para cada, ajudam a otimizar seu tempo e dos seus colaboradores. Aqui na Aurum, nós usamos alguns métodos de organização que contribuem bastante com a nossa produtividade. Você pode conhecer eles melhor aqui.
Dica extra: experimente um software jurídico
Por fim, se você quer começar 2018 ainda mais produtivo, experimente o Astrea, nosso software jurídico na nuvem! Com ele, você otimiza tarefas repetitivas, organiza a sua agenda, delega tarefas para a equipe e reúne todos os seus documentos digitalizados. Saiba mais sobre o sistema aqui.
Por Antonio Gerassi Neto
Fonte: Migalhas

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