Concurso Anvisa – Regressiva : dica gratuita de Arquivologia III !

Você já imaginou se as instituições tivessem de guardar para sempre todos os documentos que ela produziu e recebeu no decorrer do exercício de suas atividades? Certamente, não teríamos espaço físico suficiente para guardar todos esses documentos em papel, filme ou mídias digitais.

Agora, imagina se você precisasse de um documento para comprovar um determinado fato e ele simplesmente tivesse sido jogado fora?

Essas duas situações são complexas e sempre encontraremos um grupo que deseja “jogar fora” todos os documentos “velhos”, e há também aquele grupo que não quer que nada seja eliminado.

Pois bem, meu aluno! Essa difícil decisão não pode ser adotada com base em critérios pessoais do tipo: “eu quero guardar isso, mas aquilo pode ser eliminado”. Quem define os prazos de guarda dos documentos públicos é um instrumento chamado tabela de temporalidade.

A tabela de temporalidade é um dos instrumentos de gestão documental. Sua aplicação permite definir por quanto tempo os documentos serão mantidos nas fases corrente e intermediária e quais documentos poderão ser eliminados ou terão de ser preservados para sempre (guarda permanente). Ou seja: a tabela de temporalidade define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.

Você já viu uma tabela de temporalidade? É importante que você veja, ainda que uma parte dela, para entender algumas perguntas de provas. Veja a imagem a seguir, que é a representação de parte de uma tabela utilizada pelo Poder Executivo Federal:

Agora, imagina se você precisasse de um documento para comprovar um determinado fato e ele simplesmente tivesse sido jogado fora?

Essas duas situações são complexas e sempre encontraremos um grupo que deseja “jogar fora” todos os documentos “velhos”, e há também aquele grupo que não quer que nada seja eliminado.

A Resolução n. 14 do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) traz as seguintes considerações acerca da tabela de temporalidade;

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem;
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Os prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos.
Excepcionalmente, podem ser expressos a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, devem ser objetivos e diretos na definição da ação. Exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida.

Tendo em vista que é a tabela que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, é com ela que fazemos a avaliação os documentos. A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente.

TOME NOTA:

No campo “observações” da tabela de temporalidade, são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação.
Os órgãos integrantes do Poder Executivo Federal deverão avaliar os documentos mediante aplicação da tabela de temporalidade aprovada pelo Conarq (Resolução n. 14).

Vamos ver como esse assunto foi abordado em algumas questões do Cespe?

(CESPE/CNJ/2013) A avaliação dos documentos de arquivos é feita com base na tabela de temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades correntes e intermediaria, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.
(CESPE/SUFRAMA/2014) A destinação final dos documentos de arquivo em uma tabela de temporalidade pode indicar a eliminação física do documento ou, para documentos com valor secundário, sua guarda permanente
(CESPE/FUB/2014) A unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo, em geral, é o ano.

Todas as questões apresentadas são verdadeiras! Afinal:

É por meio da tabela de temporalidade que fazemos a avaliação;
É ela que define os prazos de guarda e a destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Os prazos de guarda são indicados em anos ou por uma ação concreta, sendo mais comum a definição em anos.

Nós vimos que a tabela de temporalidade define quais documentos poderão ser eliminados, certo? Contudo, a eliminação de documentos, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR, é uma ação que deve obedecer a uma série de requisitos que foram definidos na Resolução n. 40 do Conarq, a saber:

a) Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

b) O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos que, após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar, deverá ser submetida à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para autorização da eliminação;

c) Após obter a autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação, deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em periódico oficial;

d) Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico;

e) Serão encaminhados para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência:

Duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização;
Uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado;
Uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para ciência de que a eliminação foi efetivada.

No edital da Anvisa, há um item específico sobre a eliminação de documentos. Sendo assim, sugiro que você dedique um tempinho especial para estudar esse assunto que revisamos!

Bons estudos!

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Daliane Silvério – Graduada em Arquivologia pela Universidade de Brasília; foi servidora do Arquivo Nacional e de outros órgãos públicos. Atualmente é servidora do Senado Federal. Atuante na área de gestão documental; elaboração de normas de arquivo e protocolo; consultoria arquivística, dentre outras atividades. Ministra aulas de arquivologia utilizando as principais bibliografias, a legislação arquivística e resolução de questões de provas.

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Detalhes:

Concurso: Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Concurso Anvisa 2016)
Banca organizadora: Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos (Cebraspe)
Cargos: Técnico Administrativo
Escolaridade: nível médio
Número de vagas: 78
Remuneração: R$ 7.680,06
Inscrições: de 9 setembro a 29 de setembro de 2016
Valor da taxa de inscrição: R$ 70,00
Data da prova: 4 de dezembro de 2016

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