A matriz de Eisenhower e a produtividade

“O mundo pertence aos otimistas: os pessimistas são meros espectadores.” Dwight D. Eisenhower

Falam que, para alcançarmos o sucesso, nunca devemos perder de vista o nosso objetivo. Digamos que o seu seja passar em um concurso dos mais concorridos. Você deve mantê-lo em mente na hora de tomar decisões – das mais simples às mais complexas – e dedicar-se adequadamente à preparação, até fazer por merecer a conquista da vaga. Um dos primeiros passos para isso é aprender a administrar o tempo, tirando dele o melhor proveito possível para os estudos.

Eu sei: falar é fácil, não é? Mas são tantas escolhas a fazer – o que estudar, como estudar, por quanto tempo estudar, onde estudar, com quem estudar –, que alguns concurseiros preferem “evitar a fadiga”. Com isso, entram numa rotina nada produtiva, empregando sempre as mesmas técnicas de estudo, inscrevendo-se nos mesmos cursos com os mesmos professores de sempre, estudando pelo mesmo material didático que usaram em outras tentativas de aprovação… Transformam-se naquele tipo de pessoa que só come nos mesmos restaurantes, pedindo sempre os mesmos pratos e vestindo roupas tão parecidas que chegam a parecer uniformes.

Não importa o quanto tentemos nos livrar do excesso de trabalho e de escolhas, o fato é que ainda restam muitas decisões a tomar. E, naturalmente, somos obrigados a tratar das mais relevantes primeiro. É, caro(a) leitor(a), não há como fugir. Para nossa sorte, o ex-presidente americano Dwight Eisenhower desenvolveu um método que pode nos ajudar a lidar com isso.

Muitos conhecem Eisenhower por ele ter governado os Estados Unidos entre 1953 e 1961. O que poucos sabem é que, antes de se tornar o homem mais poderoso do mundo, ele já havia sido um general de cinco estrelas do Exército Americano, tendo comandado as Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial. Ele também foi presidente da Universidade de Columbia e primeiro-comandante supremo da Organização do Tratado do Atlântico Norte – OTAN, principal aliança militar ocidental. Alguém duvida que uma pessoa com tais credenciais possa nos ensinar como perseguir, com disciplina, método e foco, os nossos objetivos?

A produtividade do ex-presidente americano é lendária. Ele era considerado um mestre na administração do tempo e tinha a habilidade de agir no momento exato e oportuno. Um dos seus métodos mais famosos para atingir desempenho tão notável em tantos papéis diferentes é conhecido como Matriz de Eisenhower. É sobre esse guia descomplicado para priorizar as tarefas do nosso dia a dia que conversaremos hoje.

Na Matriz de Eisenhower, cada tarefa a ser executada é incluída em uma destas quatro categorias:

1. Urgente e importante;
2. Importante, mas não urgente;
3. Nem importante, nem urgente; e
4. Urgente, mas não importante.

O truque, aqui, caro(a) concurseiro(a), é distinguir entre o que é urgente e/ou importante e, em seguida, agir de acordo com o que a circunstância pede.

*Quando não for possível delegar uma tarefa, seja por falta de pessoas disponíveis ou por simplesmente não ser viável, você precisará se organizar para fazê-la imediatamente.

URGÊNCIA VERSUS IMPORTÂNCIA

A Matriz de Eisenhower baseia-se na premissa de que uma tarefa importante não é necessariamente urgente, assim como uma tarefa urgente não é necessariamente importante.

TAREFAS URGENTES

São aquelas que têm prazo para execução. Em outras palavras, se até uma determinada data ou hora não as tivermos executado, podemos perder completamente a chance de fazê-lo.

Problemas urgentes devem ser resolvidos no momento em que surgem. É o caso, por exemplo, de um incêndio em casa, do telefone que toca, de um bebê chorando. Agora, digamos que você tenha decidido prestar um concurso com edital na praça. Obviamente, precisa se inscrever nele dentro do prazo definido pelo edital. Se perder esse prazo, também terá perdido a chance de participar do concurso dos sonhos. Não haverá o que fazer a respeito.

Acima de tudo, organizar-se para executar as tarefas urgentes com folga dentro do prazo evita que tenhamos de resolver problemas com pressa e sob estresse.

TAREFAS IMPORTANTES

Uma tarefa é considerada importante quando contribui para o atingimento das nossas metas ou dos nossos objetivos. Ela está diretamente relacionada aos nossos sonhos e desejos.

Um concurseiro que almeja ser aprovado no próximo concurso do MPU, por exemplo, terá de executar diversas tarefas importantes que o levarão a desenvolver habilidades imprescindíveis para a realização do seu projeto. Ele terá de aprender a fazer bons resumos, a estudar lei seca e a redigir uma boa redação, que são requisitos para se sair bem nas provas. Ações importantes podem nos guiar para um resultado positivo, como a aprovação com classificação dentro do número de vagas, e nos afastar de um resultado negativo, como a reprovação.

Apesar de trabalhosas, essas tarefas podem ser programadas e devem ser planejadas. Entre as tarefas desse gênero que devem ser administradas pelos concurseiros, podemos citar a prática de exercícios físicos, a produção periódica de resumos, a revisão das matérias, a participação no dia de resolução dos grupos de provas do concurso, a manutenção de uma boa rede de relacionamentos e o cuidado com a alimentação e com a saúde física e mental (em especial esta, para evitar o chamado “branco” no dia “D”).

URGENTES, MAS NÃO IMPORTANTES

Este é o tipo de tarefa que mais nos faz perder tempo produtivo. Reuniões inúteis, interrupções constantes e telefonemas desnecessários são alguns dos vilões que comprometem significativamente a nossa produtividade.

Sabemos bem que o urgente de hoje muitas vezes são assuntos que postergamos ontem. É o caso, por exemplo, de um e-mail ou de mensagens nas redes sociais que já deveriam ter sido respondidos. Note que essas tarefas já tiveram status de importantes, mas foram deixadas de lado quando deviam ter sido resolvidas. Passado o momento oportuno para isso, infelizmente a solução delas comprometerá nosso rendimento.

O problema não é só ter de correr para cuidar desses assuntos, mas resolvê-los sob estresse, em circunstâncias que tendem a nos fazer tomar decisões erradas. Obviamente, isso terá repercussão no futuro. No caso dos concurseiros, a readequação do plano de estudos, a revisão de metas, a alteração da técnica adotada para a preparação ou a mudança dos integrantes do grupo de estudos são ações que consomem tempo e – pior ainda – energia, o que reduz a produtividade.

Num primeiro momento, pode parecer uma boa ideia cuidar do que é urgente, mas não importante. No entanto, o melhor, mesmo, é administrar o tempo para fazer o que, de fato, importa, ainda que não tenha urgência. Por isso, meus conselhos são:

1. Faça imediatamente o que é urgente e importante;
2. Programe-se para fazer o que é importante, mas não urgente;
3. Postergue o que não é importante nem urgente; e
4. Delegue o que é urgente, mas não importante (Infelizmente, essa sugestão não se aplica às tarefas de estudar e fazer provas, impossíveis de delegar).

Acredite, leitor(a) amigo(a): com organização e planejamento, é possível resolver 80% das atividades em 20% do tempo disponível. Ou seja: se você dedicar 20% do seu tempo para as tarefas urgentes, sobram 80% para investir nas importantes.

A aplicação da Matriz de Eisenhower é simples: elabore semanalmente um cronograma com o seu planejamento de estudos, distribuindo as tarefas no quadro apresentado acima e respeitando a proporção 80/20. Pode ser difícil no começo; mas, com persistência, disciplina e organização, a técnica se tornará natural, e, então, você evitará as indesejadas urgências simplesmente por ter investido mais tempo no que importa de fato.

Pratique desde já. Comece preenchendo a sua matriz com o objetivo “passar em concurso” e  com as tarefas “escolher a carreira pública”, “escolher os concursos para se inscrever e treinar”, “fazer resumos dos livros e apostilas”, “montar o quartel-general para estudos diários”, “baixar provas para resolução” (ou “selecionar a ferramenta de provas”), “verticalizar o programa”, “escolher a técnica de estudo adequada”, “montar o grupo de estudos”, “providenciar os recursos financeiros para arcar com a preparação”, “participar das festas organizadas pelos colegas” etc.

Tenho aplicado essa técnica em minhas atividades diárias na empresa e já tenho obtido bons resultados. É claro que ainda preciso melhorar muito, mas quem não precisa, quando se trata de produtividade? É evidente que Eisenhower tinha razão.

É isso, amigo(a). Quis compartilhar com você mais uma poderosa ferramenta para aumentar a sua produtividade nos estudos e encurtar o seu caminho até a aprovação. Espero que ela lhe seja útil.

“Quanto mais envelheço, mais sabedoria encontro no antigo ensinamento de fazer primeiro as coisas importantes – um processo que muitas vezes reduz os problemas humanos mais complexos a proporções manejáveis.”  Dwight D. Eisenhower

Bons estudos e GRAN sucesso,

P.S.: Siga-me em minha página do Facebook e em meu perfil do Instagram. Lá, postarei pequenos textos de conteúdo motivacional. Serão dicas bem objetivas, mas, ainda assim, capazes de ajudá-lo em sua jornada rumo ao serviço público.

Gabriel Granjeiro – Diretor-Presidente e fundador do Gran Cursos Online e da GG Educacional. Sempre soube que a sua missão de vida era ser empreendedor. Por força do destino, ingressou no mercado de concursos muito novo, há mais de 10 anos. Acumulou experiências de grande valia ao acompanhar as atividades empresariais de seus pais, ambos ex-servidores com quase 3 décadas de experiência no mercado de concursos. Em 2013, decidiu que queria montar sua própria empresa e convidou o amigo Rodrigo Calado, também muito experiente na área, para ser o seu sócio. Nasceu ali a GG Educacional, uma organização totalmente dedicada à educação a distância, cujo lema é: “Ensino aliado à tecnologia”. Esse foco, em conjunto com o trabalho de colaboradores e professores dedicados e altamente especializados, resultou em crescimento exponencial ao longo dos últimos 2 anos. Atualmente, o Gran Cursos Online, principal marca da empresa, está entre as maiores do País e é referência em sua esfera de atuação.

É formado em Administração e Marketing pela New York University Stern School of Business, instituição de grande destaque no mundo corporativo. Nela, estudaram empreendedores de sucesso, como Jack Dorsey (fundador do Twitter) e John Paulson (fundador e presidente de um dos maiores fundos de investimento do mundo). Lá, participou de projetos desafiadores, interagindo com alunos do mundo inteiro e de visões muito diferentes da sua. Essa educação global e empreendedora hoje faz parte do DNA de Gabriel e da empresa que ele lidera, onde busca oferecer aos alunos o que há de melhor; tudo para ajudá-los a atingir os seus objetivos e a mudar de vida.