Expedientes: documentos para reuniões com autoridades estrangeiras

Penúltimo artigo da série de textos sobre os expedientes produzidos ou trocados com o Ministério das Relações Exteriores (MRE), neste faremos análise dos documentos preparados por diplomatas para reuniões de autoridades brasileiras com estrangeiras, quais sejam: os pontos de conversação, a ficha-país, a ficha de evento e a ficha resumida.

Pontos de conversação: trata-se de informação sucinta destinada a subsidiar e orientar a interlocução de autoridade com contrapartes em situação específica, como visita bilateral, café da manhã de trabalho, reunião à margem da Assembleia Geral das Nações Unidas etc. Pode centrar-se em um tema que esteja em negociação ou contemplar mais amplamente vários pontos da agenda com determinado país ou organização internacional.

Os pontos de conversação são escritos em primeira ou terceira pessoa, conforme o caso, e contemplam todos os temas julgados pertinentes de tratamento pela autoridade. São redigidos em forma aproximada a como os temas são verbalizados a um interlocutor, podendo estar, se conveniente, escritos em língua estrangeira. Há casos em que os pontos de conversação são na verdade “pontos de não conversação”: quando dizem respeito a temas cuja menção não seja conveniente ao lado brasileiro, mas que podem ser suscitados pelo interlocutor. Nesse caso, os temas deverão trazer a menção “caso suscitado” entre parênteses.

Os pontos de conversação são geralmente feitos em formato de tópicos e redigidos com concisão. Os pontos de conversação podem ser acompanhados, quando necessário, de um texto em fonte menor e em itálico que explica e contextualiza a mensagem a ser dirigida a um interlocutor. Os pontos devem evitar obviedades e fórmulas usuais de cortesia que se utilizam em uma conversação diplomática. Sobretudo quando se destinam a maço básico[1] que reunirá assuntos variados, os pontos de conversação devem registrar, ao final do texto e com tabulação à direita, a data da revisão final e a unidade que os elaborou. Em suma, os pontos de conversação são uma espécie de “cola” de que se serve a autoridade brasileira para “guiar” a conversa com a autoridade estrangeira.

Ficha-país: documento para consulta e orientação da participação do presidente da República, do vice-presidente, do ministro das Relações Exteriores ou do secretário-geral das Relações Exteriores em reuniões bilaterais no Brasil e no exterior. A ficha-país traz informações sobre o país e sobre as relações bilaterais e é utilizada como material de consulta antes da reunião. Deve permitir que a autoridade tenha visão abrangente sobre o país do interlocutor e sobre os principais temas a serem discutidos. Sua função é operacional: deve, portanto, ser concisa e apresentar uma linguagem direta e objetiva.

A seção da ficha-país intitulada “Sentido da Visita/Reunião” apresenta, com a maior especificidade possível, os objetivos a serem atingidos, com uma hierarquia de prioridade entre eles. Ao explicitar as principais demandas e interesses específicos que o Brasil deseja promover, não deve deixar de mencionar eventuais objetivos políticos mais amplos e genéricos. A ficha-país é, portanto, uma espécie de verbete de Wikipédia, porém com informações aprofundadas, e muitas vezes sensíveis, dos interesses do Brasil com aquele país.

Ficha de evento: documento utilizado para consulta e orientação da participação do presidente da República, do vice-presidente, do ministro das Relações Exteriores ou de embaixador em eventos multilaterais. A ficha traz informações completas sobre o evento, tratando-se de documento que será consultado pela autoridade brasileira antes da reunião e durante o seu transcurso. A ficha deve incluir os pontos de intervenção ou o discurso a ser pronunciado pela autoridade brasileira. É como a ficha-país, portanto, porém em geral com menor extensão e focada no evento específico.

Ficha resumida: finalmente, essa ficha é a versão resumida de uma ficha-país ou de uma ficha de evento[2]. É um documento breve, com ênfase nos pontos de conversação, para orientar a participação do presidente da República, do vice-presidente, do ministro das Relações Exteriores ou de embaixador em reuniões bilaterais e em eventos multilaterais. A ficha resumida é o documento a ser manuseado pela autoridade brasileira durante o encontro com seu interlocutor. Deve, portanto, ser sucinta, de fácil leitura e conter apenas as mensagens principais a serem transmitidas.

No próximo artigo, último da série sobre os expedientes do Itamaraty, veremos os discursos, pronunciamentos, as cartas e as correspondências trocadas por meios digitais.

[1]                     Saiba mais sobre os maços básicos em http://blog.vouserdiplomata.com/expedientes-documentos-internos-do-mre/

[2]                     A extensão será de, idealmente, até quatro páginas, com a possibilidade de extensão máxima de seis páginas, quando justificável.

Prof.Jean Marcel Fernandes – Coordenador Científico

Nomeado Terceiro-Secretário na Carreira de Diplomata em 14/06/2000. Serviu na Embaixada do Brasil em Paris, entre 2001 e 2002. Concluiu o Curso de Formação do Instituto Rio Branco em julho de 2002. Lotado no Instituto Rio Branco, como Chefe da Secretaria, em julho de 2002. Serviu na Embaixada do Brasil em Buenos Aires – Setor Político, entre 2004 e 2007. Promovido a Segundo-Secretário em dezembro de 2004. Concluiu Mestrado em Diplomacia, pelo Instituto Rio Branco, em julho de 2005. Publicou o livro “A promoção da paz pelo Direito Internacional Humanitário”, Fabris Editor, Porto Alegre, em maio de 2006. Saiba +

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