Seu projeto de APROVAÇÃO – criando o cronograma

Aprenda a montar o cronograma de seu projeto de aprovação!

Em meus dois posts anteriores, disponíveis em https://blog.grancursosonline.com.br/trate-a-sua-aprovacao-como-um-projeto-e-aumente-suas-chances-de-sucesso/ e https://blog.grancursosonline.com.br/seu-projeto-de-aprovacao-criando-a-eap/, apresentei minha proposta de abordagem para você tratar a sua APROVAÇÃO como um PROJETO e aumentar suas chances de SUCESSO, composta de 7 passos, além de detalhar para você o primeiro passo do planejamento, de criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Dando continuidade, o objetivo com o post de hoje é criamos juntos o cronograma de seu projeto.  Este cronograma irá derivar da EAP que foi criada a partir das orientações do post anterior. (percebeu a importância da EAP como “integradora” de todo o seu planejamento?). Em síntese, essa derivação ocorre a partir de cada pacote de trabalho da EAP. Assim, combinadas, formam uma estrutura para a sumarização hierárquica de custos, cronograma e demais informações sobre recursos do seu projeto.

O cronograma

De antemão, vamos ao conceito. Cronograma é uma das áreas de conhecimento do PMBOK 6, que inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.  Maiores detalhes sobre essa área de conhecimento, consulte meu post sobre o assunto (https://blog.grancursosonline.com.br/t-i-em-foco-cronograma/).

De acordo com o PMBOK 6, o cronograma do projeto fornece um plano detalhado que representa como e quando o projeto vai entregar os produtos, serviços e resultados definidos no escopo do projeto. Assim, o cronograma também serve como ferramenta de comunicação, gerenciamento de expectativas das partes interessadas e como base para a emissão de relatórios de desempenho.

As etapas para o desenvolvimento do cronograma

Definindo atividades

Primeiramente, na prática, você começa definindo as atividades do seu projeto. O processo de Definir as Atividades é o momento de identificação e documentação das atividades a serem realizadas para produzir, em nosso caso, a sua aprovação. O principal benefício deste processo é a divisão dos pacotes de trabalho da EAP em atividades que fornecem uma base para estimar, programar, executar, monitorar e controlar os trabalhos do projeto (servindo tanto para o cronograma quanto para o orçamento).

Sequenciando atividades

Posteriormente, você precisa sequenciar essas atividades que foram definidas. O processo de Sequenciar as Atividades é o momento de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. O principal benefício deste processo é definir a sequência lógica do trabalho a fim de obter o mais alto nível de eficiência em face de todas as restrições do projeto.

Estimando duração das atividades

Juntamente com o sequenciamento, é necessário que você estime as durações de cada uma das atividades. O processo Estimar as Durações das Atividades é o momento de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades individuais com os recursos estimados. O principal benefício deste processo é fornecer a quantidade de tempo necessária para concluir cada atividade.

Montando o cronograma

Dessa forma, consolidando todo o trabalho, desenvolvemos o cronograma do seu projeto. O processo de Desenvolver o Cronograma é o momento de analisar sequências de atividades, durações, requisitos de recursos e restrições de cronograma para criar o modelo de cronograma para execução, monitoramento e controle do seu projeto. O principal benefício deste processo é a geração de um modelo de cronograma com datas planejadas para início e término das atividades do projeto.  Logo, temos o cronograma pronto!

Em projetos menores, o desenvolvimento do modelo de cronograma é visto como um único processo que pode ser realizado por uma pessoa em um período de tempo relativamente curto.  Lembrando que o processo aborda a definição de atividades, o sequenciamento, a estimativa de duração de cada atividade e a montagem do cronograma. Antes de mais nada, sem nenhum demérito, seu projeto de aprovação é um desses projetos menores. Assim, sua aplicação é relativamente simples.

Um exemplo

Parece complicado?  Nada disso!  Vejamos na prática.  A seguir, um exemplo de um cronograma de projeto, derivado de nossa última EAP do post anterior.

Exemplo de cronograma

Perceba que existe uma lógica de encadeamento entre as atividades, que estão agrupadas pelas caixinhas da EAP. Assim, reservei 4 dias para estudar cada tópico, encadeando o estudo com o resumo e os simulados. A princípio, propus tudo em sequência. Da mesma dorma, observe que as atividades do conteúdo específico estão na sequência, imediatamente após concluídas as do conteúdo básico. Por outro lado, você pode, estudar o básico em um turno e o específico em outro turno, a depender de sua disponibilidade de tempo. Sob o mesmo ponto de vista, para a prova, defini um período de 5 dias para a inscrição e um marco para o pagamento. E, atenção com a restrição de tempo, tanto de data final para inscrição e de pagamento. Afinal, essas são restrições externas impostas pelo Edital (não perca essas datas!).

Posteriormente, você continua na montagem de seu cronograma, de forma recorrente, até abordar todas as atividades, de todos os pacotes da sua EAP.

Como falamos no post anterior, cada certame, uma nova EAP e, consequentemente, um novo cronograma, até que você atinja seu objetivo da APROVAÇÃO!

No próximo post, vamos montar o orçamento, para custear as despesas de sua aprovação. Continue comigo! Vamos juntos, aumentar suas chances de SUCESSO!

Um grande abraço!

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Fernando Escobar
Fernando Escobar
Analista de TI no TRF 1 e professor de Governança, Gestão de TI nas Organizações Públicas e Gestão de Projetos
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