Expedientes: a comunicação entre a SERE e os Postos

Certa vez, o filho de 5 anos de idade de um colega perguntou a ele o que fazia da vida. A resposta foi que escrevia telegramas. O caso, verídico, me foi contato como uma piada, pois rimos imaginando a reação estupefata do menino. Provavelmente, se essa mesma situação ocorresse com um adulto que não conhece a dinâmica de trabalho do Itamaraty, a atitude seria a mesma. Sei que explicar piada lhe tira a graça, mas tentarei explicar o que são esses telegramas para que você possa pelo menos repetir a piada depois da aprovação no Concurso de Admissão à Carreira de Diplomata (CACD).

Tratamos, no último artigo, do principal instrumento de que se utiliza um(a) bom(oa) diplomata no exercício de sua atividade profissional: a escrita. Hoje veremos como o que se escreve no Ministério das Relações Exteriores (MRE) é documentado, seja em forma de comunicação, interna ou externa, ou como ato normativo. Esses documentos são chamados no Itamaraty de “expedientes”. Os expedientes representam, como veremos, a comprovação de que a adequada informação por escrito é fundamental para a atividade diplomática presente e sua memória, da qual dependerá essa mesma atividade no futuro. Devido à extensão e importância desse tema, proponho analisá-lo em partes, sendo a de hoje os expedientes trocados entre Brasília e os postos.

O principal expediente de comunicação entre a Secretaria de Estado das Relações Exteriores (SERE)[1] e os postos[2] no exterior é o telegrama. Essa denominação vem da época em que se utilizavam mensagens físicas, mas atualmente são eletrônicas. Ainda que se utilize o termo para designar todo tipo de troca de mensagens entre Brasília e o exterior, tecnicamente serve intitular apenas aquelas destinadas à Chancelaria, sejam as oriundas de fora do país, sejam as que vêm dos Escritórios de Representação do MRE nos estados brasileiros[3].

Assinado pelo chefe do posto – aquele que tiver a maior hierarquia funcional dentro da representação, podendo ser designado embaixador, representante permanente, cônsul-geral, cônsul, vice-cônsul, chefe de escritório, encarregado de negócios ou encarregado dos arquivos –, o telegrama (informalmente: TEL) tem por finalidade dar conhecimento a Brasília de toda informação julgada relevante, inclusive pedidos de instruções e comunicações de rotina administrativas e consulares.

Quando a comunicação telegráfica é enviada da SERE, em Brasília, para postos ou unidades descentralizadas (em estados brasileiros), chama-se despacho telegráfico (DESPTEL ou DET) ou circular telegráfica (CIRCTEL). Enquanto o despacho telegráfico tem apenas um destinatário, a circular telegráfica tem necessariamente mais de um destinatário. No caso do DESPTEL, é possível incluir outros postos ou unidades descentralizadas em retransmissão, ou seja, recebem cópia do expediente, mas não são destinatários. Nesse caso, receberão a mensagem apenas para conhecimento, não sendo deles esperada qualquer providência ou resposta.

O despacho telegráfico e a circular telegráfica, assim como os telegramas, são sempre redigidos em primeira pessoa, pois levam assinatura. No caso do DESPTEL e CIRCTEL, assina-se “EXTERIORES”, o que identifica o ministro das Relações Exteriores.

Quando o expediente tiver por finalidade o encaminhamento físico, por meio postal (mala diplomática), de material e de publicações diversas, esse envio entre a SERE e os postos (e vice-versa) é acompanhado por documento denominado Guia de mensagem e documentação (GMD). Evidentemente, as GMDs são cada dia mais raras, devido à facilidade de comunicação por meio eletrônico. Esses expedientes são utilizados apenas nos casos em que a remessa do original for imprescindível.

Também consideradas expedientes, as mensagens eletrônicas (e-mails) são trocadas entre caixas institucionais coletivas de unidades da SERE e os postos de modo mais informal, sem assinatura. Normalmente, essas trocas de mensagem são necessárias quando houver um anexo a ser enviado, pois os telegramas, ainda que também sejam mensagens eletrônicas, não permitem a anexação de arquivos.

Mensagens de e-mail servem, em geral, para o envio a postos e destes para a Secretaria de Estado ou outros postos de arquivos eletrônicos que tenham sido previamente referenciados em comunicação telegráfica oficial. Essa referência telegráfica é essencial para o registro da providência na memória da série telegráfica, o melhor repositório de memória oficial do Ministério.

A troca de mensagens de correio eletrônico entre caixas coletivas oficiais do Itamaraty deve ser, ainda, usada em lugar do envio de faxes, meio de comunicação hoje obsoleto. Documentos que precisariam ser enviados por fax podem ser digitalizados (escaneados ou mesmo fotografados) e assim transmitidos, inclusive em cores, à unidade destinatária.

Finalmente, existia entre a SERE e os postos ou unidades descentralizadas a comunicação pela chamada de circular postal. Trata-se de antiga forma de correspondência postal empregada para transmitir instruções, fornecer informações acerca de questões de política institucional ou encaminhar cópia de ato normativo. Podia ser dirigida às unidades da Secretaria de Estado, às unidades descentralizadas no Brasil ou aos postos. Hoje, deve ser substituída pela circular telegráfica ou por outros meios eletrônicos de circulação.

[1]                     SERE é a sede do MRE em Brasília.

[2]                     Embaixadas, Consulados, Missões junto a organismos internacionais e Escritórios.

[3]                     Cf. http://blog.vouserdiplomata.com/os-escritorios-de-representacao-do-mre-pelo-brasil/

Prof.Jean Marcel Fernandes – Coordenador Científico

Nomeado Terceiro-Secretário na Carreira de Diplomata em 14/06/2000. Serviu na Embaixada do Brasil em Paris, entre 2001 e 2002. Concluiu o Curso de Formação do Instituto Rio Branco em julho de 2002. Lotado no Instituto Rio Branco, como Chefe da Secretaria, em julho de 2002. Serviu na Embaixada do Brasil em Buenos Aires – Setor Político, entre 2004 e 2007. Promovido a Segundo-Secretário em dezembro de 2004. Concluiu Mestrado em Diplomacia, pelo Instituto Rio Branco, em julho de 2005. Publicou o livro “A promoção da paz pelo Direito Internacional Humanitário”, Fabris Editor, Porto Alegre, em maio de 2006. Saiba +

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