Método GTD: como aplicar no estudo para concursos?

Se você tem problemas com procrastinação ou dificuldades para organizar o seu tempo dentre muitas pendências, o método GTD pode ser o sistema de produtividade que você está procurando!

Afinal, o método GTD (“Getting Things Done”) hierarquiza cada uma das atividade e simplifica-as em tarefas menores, reduzindo a ansiedade cotidiana e ajudando a efetivamente “realizar objetivos/fazer as coisas”, como o próprio nome sugere.

Acompanhe o artigo e navegue pelo índice abaixo para saber como funciona o método GTD e como aplicá-lo na sua rotina de estudo para concursos públicos!

Como o método GTD surgiu?
Como aplicar?
Como saber se é adequado para você?
Como é o método GTD no mundo dos concursos públicos?

Destaques:

Método GTD: como surgiu?

O método GTD surgiu em 2001 a partir da publicação do livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” pelo consultor e instrutor de produtividade David Allen. No Brasil, o livro recebeu o Título de “A Arte de Fazer Acontecer”.

O principal argumento para a criação do método GTD se encontra na seguinte frase: “Sua mente deve estar livre para criar e não preocupada em reter informações.” Assim, adeptos desta técnica deverão trazer todas as tarefas para o mundo real por meio de anotações, livrando a mente do excesso de estímulos.

É uma das soluções para quem sente que perde o foco rapidamente, lidando com mil preocupações ao mesmo tempo. No método GTD busca-se a concentração bem direcionada, a partir da definição de espaços de tempo para realizar cada atividade.

Como você compreende racionalmente que cada atividade terá o seu momento de dedicação na rotina, a tendência a ficar ansioso ou procrastinar é menor.

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Método GTD: como aplicar o método?

A aplicação desta estratégia de produtividade é dividida em 5 etapas, sendo elas:

Captura
Processamento
Organização
Análise
Ação

Leia um pouco mais sobre cada uma das etapas do método GTD abaixo:

1. Captura/ Coleta

Este é o momento de esvaziar a sua mente, listando todas as atividades que precisam ser concluídas na sua chamada “caixa de entrada”. Muitas pessoas já se sentem mais leves já nessa primeira etapa.

Como o método GTD pode ajudar você diretamente e indiretamente na organização dos estudos, você poderá fazer uma lista de afazeres gerais e outra lista específica, para os assuntos e matérias que precisam ser estudados, praticados ou revisados.

Em uma lista mais geral, por exemplo, você poderá incluir atividades como “Ir ao Dentista”, “Ir à academia” ou “Limpar o quarto”. Os estudos para concurso devem aparecem também na sua lista de afazeres cotidianos para ajudar a balancear o tempo de cada atividade.

Na lista dos estudos, cada matéria pode ser quebrada em assuntos menores. Em matemática, por exemplo, existirão as tarefas: estudar geometria, estudar porcentagem, estudar MDC e assim por diante.

2. Processamento

Hora de definir prioridades! A etapa de processamento ajudará você a compreender qual a ordem de execução mais adequada para cada caso. Assim, você classificará cada atividade de acordo com a sua necessidade de ação sobre ela para que se realize. Por exemplo: curto, médio e longo prazo.

Atividades de curto prazo são aquelas que devem ser realizadas hoje ou amanhã (fazer agora). Médio prazo, durante a próxima semana (arquivar como referência) . E longo prazo para o que puder ser deixado para mais tarde no momento (algum dia/talvez).

Contudo, cuidado com a classificação “algum dia/ talvez”! Muitas vezes o plano pode acabar permanentemente na gaveta. Para evitar que isso aconteça, estabeleça uma data também para atividades assim, mesmo que seja mais distante.

Como realizar a etapa de processamento de maneira mais prática?

Para tornar o exercício mais simples, preencha primeiro as colunas com as atividades que já possuam datas ou prazos definidos. Uma reunião no dia 26, por exemplo.

Para atividades mais subjetivas, que costumam depender de prazos pessoais (como o avanço dos estudos em determinada matéria ou a leitura de um livro, por exemplo), a categorização é mais livre. No que diz respeito ao estudo para concursos públicos, um cronograma de estudos pode ajudar na definição de metas para cada momento da trajetória.

Quer aprender a montar um cronograma de estudos? Saiba como!

3. Organização

É o momento e refinar a etapa de processamento. Aqui você definirá quais atividades irão para a lista de próximos passos e quais merecem uma marcação no calendário. De modo geral, no método GTD apenas os compromissos com datas definidas são marcados no calendário. O restante das atividades estará disposto na sua lista de próximos passos, organizado por grau de prioridade.

Regra dos dois minutos

Um outro ponto importante do método do GTD é da regra dos 2 minutos: isto é, toda a atividade que demore até 2 minutos para ser realizada deverá ser sanada imediatamente, sem a necessidade de integrar a lista.

Delegação: atividades realizadas por terceiros

A possibilidade de delegar atividades costuma estar reservada para gestores e líderes de projeto. Caso esse seja o seu caso, visualize na sua lista GTD a melhor divisão de atividades para cada membro e distribua, sempre com datas.

Na sua lista, você manterá um checklist para a conclusão de cada um dos itens. Caso você seja membro da equipe e seu trabalho dependa do realizado por outra pessoa, institua uma data e combine com a pessoa para que vocês dois possam se organizar.

Projetos: subdivisões

Uma das principais razões para protelar a realização de uma atividade importante é a complexidade que ela parece ter à primeira vista, como um todo. Elaborar um TCC, por exemplo, é extremamente desafiador e não deve ser incluído dessa forma na sua lista GTD.

Grandes atividades e projetos devem ser divididos em tarefas menores. No mundo dos concurseiros, colocar simplesmente “Estudar Língua Portuguesa” pode não ser tão efetivo, visto que o assunto é amplo demais.

Ao invés disso, destrinche a atividade em pequenas tarefas menores e distribua-as pela sua lista de atividades no método GTD. No caso do TCC, por exemplo, reserve um dia para separar a biografia, depois fazer as marcações, depois pesquisar o tópico 1 e elaborar a introdução e assim por diante.

Para cada uma dessas mini atividades, atribua uma data específica, tendo sempre em mente a data final do seu projeto, que poderá também ser marcada no calendário como um compromisso.

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4. Análise

Para que continue funcionando como o esperado, o método GTD precisa ser revisado periodicamente. Muitas pessoas optam por fazer isso de maneira mais ampla ao final de uma semana. Para algumas pessoas, uma revisão rápida ao fim do dia é mais eficiente.

Em suas análises de listas de próximos passos para o método GTD, você deve se atentar para:

Possíveis adequações que precisaram ser feitas durante o dia: às vezes demandas urgentes aparecem e postergam datas e horários da sua lista GTD. Revise-os para ter certeza que as novas datas são viáveis ou se alguma modificação precisa ser feita.
Adição de novas atividades;
Programação para o dia seguinte: muitas pessoas se sentem mais organizadas e menos ansiosas quando possuem uma lista de atividades para o dia seguinte. Você pode utilizar sua lista GTD para ajudar a definir quais atividades irão integrar seu cronograma do dia seguinte.
Retirar tarefas concluídas: na correria do dia pode ser que você esqueça de riscar uma tarefa já realizada: pode parecer bobo, mas a sensação de ter concluído uma atividade e poder retirá-la da sua lista é muito recompensadora.
Eficiência do método GTD: o método está funcionando para você? Você sente que está facilitando suas rotinas ou diminuindo sua ansiedade? Se sim, continue! Se não, existem outras maneiras de organizar suas atividades e estudos para concursos.

5. Ação

A etapa de planejamento é essencial, mas para que o método GTD funcione, precisa ser testado na prática. Depois de fazer os planos, busque seguir o combinado.

Se você estiver na dúvida sobre qual atividade da sua lista deve ser realizada em seguida, existem 5 critérios que podem te ajudar:

Prioridade: Essa é uma demanda do seu trabalho? Precisa ser entregue hoje ou em alguns dias? É uma etapa necessária que poderá atrasar outras etapas de um projeto? Então, faça-a primeiro.
Contexto: separar suas atividades em listas temáticas ou de contexto como (hobbies, trabalho, estudos) pode auxiliar também na tomada de decisões. Se você está no ônibus para casa, por exemplo, pode não se interessante fazer uma ligação de trabalho por conta do barulho, mas é perfeitamente possível responder algumas questões de concurso.
Tempo disponível: avaliar a quantidade de tempo disponível no momento também é importante. Se você está no final do expediente de trabalho, por exemplo, pode realizar tarefas menores para adiantar demandas do dia seguinte, sem necessariamente iniciar um grande projeto por exemplo. Pode ser que falta de continuidade prejudique o seu desempenho.
Energia disponível: não adianta começar a estudar uma nova matéria para concursos públicos se você estiver completamente esgotado. A tentativa pode apenas te frustrar ainda mais, gastando mais horas e não apresentando os resultados esperados. Ao invés disso, busque realizar uma atividade com o nível de energia disponível.

Lembre-se: você não precisa ser produtivo 100% do tempo. Descansar também é importante. Quando estiver organizando suas listas de afazeres, lembre-se de reservar um tempo para dar pausas. Não é possível ser produtivo na exaustão e insistir nisso pode acabar prejudicando a sua saúde.

Método GTD: serve ou não para mim?

O método GTD já foi provado e aprovado por milhares de pessoas que compartilharam relatos e histórias de sucesso. Contudo, continua sendo uma estratégia que pode ou não funcionar para você. A melhor maneira de avaliar isso é tentando.

As chances de funcionar, contudo, serão significantemente maiores se o método GTD for aplicado em conjunto com outras técnicas como o estudo reverso, o método Pomodoro, mapas mentais, estudo mnemônico ciclo de estudos e afins. Não há prejuízo algum em utilizar mais de uma técnica de produtividade e organização, desde que elas não se anulem.

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Método GTD no mundo dos concursos públicos

O método GTD ajudará você principalmente na organização e conciliação de atividades. Para garantir maior direcionamento na condução dos seus estudos para concursos públicos é importante contar com um cronograma ou ciclo de estudos.

Dentro destes, deverão existir momentos de estudo técnico e prático. O estudo por questões, por exemplo, é essencial e deverá ser realizado diariamente sempre que possível!

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