Expedientes: documentos internos do MRE

Em continuação ao tema das comunicações do Itamaraty, iniciado com o artigo anterior, neste trataremos dos documentos que oficializam a comunicação interna no Ministério das Relações Exteriores (MRE), ou seja, os expedientes internos.

A carreira diplomática tem estrutura de considerável rigidez hierárquica, o que às vezes causa impressão de excesso de burocracia. Depois de um tempo de trabalho no Ministério, ao termos experiência profissional em outros órgãos do Governo – seja no âmbito federal, mas principalmente nos âmbitos estaduais e municipais –, percebemos o quão importante é a existência do registro escrito daquilo que é produzido pelo órgão. E são os expedientes de circulação interna que registram os antecedentes dos assuntos e possibilitam seu adequado acompanhamento e desenvolvimento.

Os mais relevantes temas da política externa brasileira são tratados no Itamaraty em memorandos[1]. Tal expediente é uma forma de correspondência assinada pelo chefe da unidade (ou por seu assessor), que presta informações, faz consultas ou sugestões ou solicita providências. É típica do memorando a sugestão de linha de ação, que é autorizada no nível adequado. Os memorandos são a memória dos processos decisórios do MRE. Recentemente, determinou-se a substituição dos memorandos em papel por uma versão digital, o que facilita sua localização e resgate futuros. A forma e a estrutura dos memorandos eletrônicos, no entanto, não diferem daquelas dos memorandos em papel.

O memorando tramitará até o nível adequado à tomada de decisão requerida ou até o nível a que se deseje dar conhecimento da informação nele contida. Assim, por exemplo, o chefe de uma divisão eleva uma consulta ao diretor de seu departamento, que pode encaminhá-lo a outro diretor de departamento ou a seu subsecretário, e este, por sua vez, pode encaminhá-lo a outro subsecretário ou elevá-lo ao secretário-geral, cabendo a este último a decisão de elevá-lo ou não à deliberação do Gabinete do ministro (das Relações Exteriores).

No caso de memorando que se dirija a unidade de outra subsecretaria, a regra é a tramitação ser feita por intermédio do subsecretário competente. Sempre que o tema for complexo e envolver atribuições de distintas subsecretarias, ou parecer da Consultoria Jurídica do Ministério, o encaminhamento deve ser feito por intermédio do secretário-geral. Para casos de rotina, poderá ser adotada tramitação abreviada, a critério do bom senso.

Ao receber o memorando e repassá-lo (seja a um superior hierárquico, subordinado ou alguém de nível equivalente), o destinatário sugere linhas de ação ou dá instruções. Ao fazê-lo, transforma esse memorando em despacho ao memorando, considerado outro expediente. O documento, assim, passa a ter uma ideia apresentada e uma reação superior à ideia, que pode requerer outra reação superior, até o chanceler.

Já a forma mais simplificada de memorando é chamada de minimemo, que encaminha diretamente, de uma unidade a outra, assunto de menor relevância. Também recentemente, foi substituído por versão eletrônica. É utilizado, por exemplo, para se solicitar uma reserva de sala para uma reunião no Palácio do Itamaraty.

Chama-se pós-memória – ou “aide-mémoire”, em francês, ou “non-paper”, em inglês – a informação ou o relato sucinto sobre tema específico que tenha caráter retrospectivo no contexto de negociação diplomática e que requeira encaminhamento, providência ou gestão. Sua característica mais marcante é o fato de não constituir um documento oficial, nem ser assinado. Ainda assim, tem amplo uso e circulação em contextos multilaterais e é ferramenta útil em negociações diplomáticas.

Em geral, o pró-memória é um pequeno texto com contribuições técnicas para subsidiar alguma negociação ou gestão. É método costumeiro de registrar o histórico das tratativas sobre determinado assunto, inclusive no plano bilateral, especialmente quando as negociações atingem algum ponto de inflexão que requeira providência de uma ou de ambas as partes. Pode também ser usado para a circulação não oficial de informações. Embora utilizado mesmo entre governos (ou entre esses e organismos internacionais), não tem forma específica, nem caráter oficial.

O pró-memória constitui valioso instrumento para transmitir de forma sucinta ao interlocutor os principais pontos tratados em uma gestão, facilitar a tomada de notas pela outra parte e assegurar que dados e informações sejam transmitidos de forma clara e correta. Recomenda-se, sempre que possível, subsidiar gestões com o uso de pró-memórias.

Mas, quando as informações são mais abrangentes e estruturadas, o documento é denominado maço básico. Trata-se de um conjunto de informes mais abrangentes sobre um país ou um assunto, de caráter descritivo e analítico. É algo parecido com um verbete de Wikipedia, porém apresentado de forma mais profissional e com conteúdo por vezes sensível.

No caso de maço de país, contém informações essenciais sobre a história, economia, política, cultura e demografia e quaisquer outras informações julgadas relevantes no contexto em que será usado. É também fonte de consulta sobre a evolução e o estado das relações do Brasil com o país.

No caso de maço temático, contém histórico do tema, com síntese das posições defendidas pelo Brasil e pelos principais atores em sua discussão, cronologia das conferências internacionais sobre o tema e, se for o caso, propostas para seu encaminhamento.

[1]                     São muito utilizados também os termos em latim Memorandum (singular) e Memoranda (plural).

Prof.Jean Marcel Fernandes – Coordenador Científico

Nomeado Terceiro-Secretário na Carreira de Diplomata em 14/06/2000. Serviu na Embaixada do Brasil em Paris, entre 2001 e 2002. Concluiu o Curso de Formação do Instituto Rio Branco em julho de 2002. Lotado no Instituto Rio Branco, como Chefe da Secretaria, em julho de 2002. Serviu na Embaixada do Brasil em Buenos Aires – Setor Político, entre 2004 e 2007. Promovido a Segundo-Secretário em dezembro de 2004. Concluiu Mestrado em Diplomacia, pelo Instituto Rio Branco, em julho de 2005. Publicou o livro “A promoção da paz pelo Direito Internacional Humanitário”, Fabris Editor, Porto Alegre, em maio de 2006. Saiba +

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