Como transformar ideias em projetos efetivos

No dia 27/02, apresentei a aula ao vivo de Gerência de Projetos para a turma da pós-graduação em Gestão de Documentos. Buscando fugir da teoria, tentando aproximar da prática, apresentei minha proposta de como transformar ideias em projetos efetivos.

A história por trás desta abordagem remonta a um curso presencial que ministrei em 2019, onde utilizava a abordagem do Canvas de Projeto. As planejar um projeto com uma das equipes, veio a dúvida do grupo – legítima – de como detalhar melhor as entregas previstas no Canvas e de como controlar de forma efetiva a execução do projeto.

Neste momento, veio o insight de integrar algumas ferramentas de gestão, nomeadamente: o Canvas de Projeto, a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e o Kanban. Foi a gênese do Modelo CEK. Desde então, o Modelo CEK se tornou um artigo científico apresentado e publicado em evento da Sociedade Brasileira de Computação, com mais de 11 mil leitores (https://www.researchgate.net/publication/336220403_Modelo_CEK_Canvas_EAP_Kanban_Integracao_de_Ferramentas_de_Gestao_para_transformar_ideias_em_projetos_colaborativos_ageis_controlaveis_e_efetivos).

A primeira ferramenta do Modelo CEK é o Canvas de Projeto. O Canvas funciona colaborativamente como uma representação visual que apoia o design (projetização) e a comunicação. Cada bloco do Canvas apoia na ideação e no planejamento da ideia, conforme a figura abaixo.

O preenchimento colaborativo do Canvas ocorre em dois momentos distintos: (1) divergir, onde criam-se opções; e, (2) convergir, onde faz-se escolhas. A etapa da divergência é individual, onde cada pessoa do time cola seus próprios post-its, individualmente e sem intermediários, no bloco do Canvas que achar mais adequado, com o conteúdo que achar pertinente.

Na etapa da convergência, que é coletiva, o Time começa a interagir, sob a facilitação do Gerente do Projeto, revisando cada post-it, refletindo em grupo se a contribuição precisa ser ajustada, consolidada, desdobrada, alterada de bloco (realocada), excluída ou até mesmo gerada uma nova contribuição.

Finalizada a dinâmica do Canvas, as entregas idealizadas (e representadas por post-its no bloco de Entregas do Canvas) são decompostas por meio da técnica da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A EAP é uma decomposição hierárquica de todo o escopo do projeto que precisa ser executado para satisfazer às necessidades das partes interessadas. Cada nível descendente da EAP representa uma definição mais detalhada do nível mais alto correspondente e, ao final, de todo o trabalho do projeto.

A imagem a seguir ilustra os diversos níveis que uma EAP pode ter, lembrando que o nível mais baixo é o do pacote de trabalho, a partir do qual conseguimos listas as atividades ou tarefas para sua execução – mas, as atividades e tarefas não fazem parte da EAP.

A decomposição da EAP, executada em grupo, subdivide as entregas idealizadas até no nível do pacote de trabalho, a partir do qual a equipe consegue estimar com segurança e precisão o custo e o prazo de cada atividade. Ao final desta fase, fazemos a agregação, tanto do custo quanto do prazo, de forma a consolidar nos níveis intermediários, dos produtos e de todo o projeto. Esses dados consolidados de prazo e custo de cada entrega “retornam” para o Canvas, compondo os blocos de Datas e Investimentos.

Por fim, a execução do projeto é controlada por meio de um quadro Kanban, que permite visualizar o fluxo de atividades em várias colunas, conforme imagem a seguir. A representação visual dos itens de trabalho em um quadro Kanban permite que os membros da equipe saibam o estado atual de cada item de trabalho a qualquer momento.

Na prática, cada pacote de trabalho da EAP é movido para a coluna A Fazer do quadro Kanban, quando algum membro da equipe move para a coluna Fazendo, até que o trabalho é concluído e movido para a coluna Feito, reiniciando o ciclo.

A integração dessas ferramentas busca a redução de desperdícios, a melhoria na comunicação, a agilidade do fluxo contínuo e puxado, e a efetividades dos projetos, visando de forma assertiva a melhoria no controle e por consequência na efetividade do produto criado, ajudando você a transformar ideias em projetos colaborativos, ágeis, controláveis e efetivos, que são características de cada uma das ferramentas integrantes do modelo: o Canvas de Projeto, a EAP e o Kanban.

Por falar em projetos, eu tenho uma série de posts aqui no Blog do Gran, que mostra a você como tratar sua aprovação como um projeto, aumentando suas chances de sucesso. A série começa aqui (https://blog.grancursosonline.com.br/trate-a-sua-aprovacao-como-um-projeto-e-aumente-suas-chances-de-sucesso/), neste outro post (https://blog.grancursosonline.com.br/seu-projeto-de-aprovacao-criando-a-eap/), mostro como criar a sua EAP, cronograma (https://blog.grancursosonline.com.br/criando-o-cronograma/), orçamento (https://blog.grancursosonline.com.br/seu-projeto-de-aprovacao-determinando-o-orcamento/) e a execução (https://blog.grancursosonline.com.br/seu-projeto-de-aprovacao-a-execucao/).

Bons projetos e bons estudos!

Fernando Escobar

Doutorando em Tecnologias e Sistemas de Informação pela Universidade do Minho, em Portugal, com pesquisas relacionadas a gestão de projetos/processos, transformação digital e blockchain aplicados ao setor público.

Mestre em Computação Aplicada pela Universidade de Brasília (UNB), com linha de pesquisa em Gestão de Riscos. Também possui Especialização em Gestão Pública pela Escola Nacional de Administração Pública (ENAP).

Entre 05/2010 e 07/2016, como Servidor Público Federal, foi Analista em Tecnologia da Informação, vinculado à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG).

Desde 08/2016, é Servidor da Justiça Federal, do cargo de Analista Judiciário, especialidade Informática, do quadro do Tribunal Regional Federal (TRF) da 1a Região.