Como gerenciar melhor o seu tempo

“O poder do sonho define o lugar aonde você quer chegar, um novo patamar a se alcançar e a vontade de mudar.” – Christian Barbosa

Mark é um cara esforçado que vive correndo de um lado para outro, pressionado pela entrega de resultados. Perde-se em meio a pilhas de papel, cronogramas, planilhas, tabelas, gráficos, números, estatísticas. Digladia-se com o enorme volume de informações à sua volta, a caixa de e-mails lotada e o tempo escasso, num mundo que anda em ritmo comparável ao de aeronaves supersônicas, de tão rápido que tudo parece acontecer.

Sendo bem sincero, as coisas estão uma grande bagunça para ele, que raramente consegue começar E terminar uma tarefa. Aliás, ele nunca tem tempo para nada! As preocupações são muitas, e Mark está sempre cansado, atrasado, estressado, frustrado, infeliz. Sua rotina no trabalho é apagar um incêndio depois de outro, além de fazer “um social” com pessoas das quais ele nem mesmo gosta… Adoece com frequência fora do comum e leva uma vida maluca e chata, sem a menor possibilidade de fazer coisas prazerosas e realmente importantes, como ir à academia, cuidar da saúde e usufruir da companhia da família e dos amigos. Tudo indica que ele vai surtar a qualquer momento.

Que tal ajudarmos nosso hipotético colega? Podemos fazer isso apresentando a ele duas grandes ideias contidas no livro “A Tríade do Tempo”, de autoria de Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em produtividade no Brasil. A obra foi a indicação de julho do Clube do Livro GG.

Convém, antes, registrar que a noção de tríade está presente em inúmeros aspectos da natureza e da vida: a percepção de tempo é organizada em tríades – horas, minutos e segundos; manhã, tarde e noite; décadas, séculos e milênios –; o átomo é formato por três elementos – prótons, nêutrons e elétrons –; entre as religiões, a católica se ampara na Divina Trindade – o Pai, o Filho e o Espírito Santo –; a psique humana, segundo descrita por Freud, é o conjugação de ego, superego e id.

O conceito foi desenvolvido por Christian Barbosa com o objetivo de dotar as pessoas de instrumentos para administrarem melhor o tempo, (re)encontrarem o equilíbrio e entregarem resultados mais consistentes.

E é aí que entra a primeira ideia capaz de salvar Mark de sua rotina tóxica e, por extensão, ajudar você, estimado leitor, caso esteja na mesma situação que ele: a ideia de Tríade do Tempo. O conceito foi desenvolvido por Christian Barbosa com o objetivo de dotar as pessoas de instrumentos para administrarem melhor o tempo, (re)encontrarem o equilíbrio e entregarem resultados mais consistentes. Christian propõe a divisão das atividades segundo três critérios, ou esferas: Importância, Urgência e Circunstância. Os princípios dessa divisão matricial têm origem na metodologia empregada pelo General Dwight Eisenhower para organizar o tempo. A Matriz de Eisenhower, aliás, foi tema de um artigo nosso publicado neste espaço. A principal diferença entre os dois modelos é que, no da Tríade, não há intersecção entre as esferas, de modo que algo nunca será importante e urgente ao mesmo tempo.

E como podemos transformar esse modelo ideal em realidade? A solução está na segunda ideia contida no livro de Christian e à qual nos referimos algumas linhas atrás. Explico. Na metodologia Tríade, cada tarefa pode ser representada por uma estrela, cujas cinco pontas indicam as etapas sequenciais e cíclicas em sua consecução: identidade, metas, planejamento, organização e execução. Confira na imagem:

A fase inicial, chamada de IDENTIDADE, corresponde ao ponto de partida. Essa é a etapa mais importante do processo, pois é quando olhamos para dentro de nós mesmos e nos perguntamos: “Quem sou eu? O que quero para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito? Quais são os meus sonhos? O que e quem traz sentido a minha vida? Como eu pretendo me equilibrar? Que legado quero deixar?” Veja bem, amigo: só você tem as respostas para esses questionamentos, e, sem elas, nada pode começar bem.

A segunda etapa começa pela elaboração de METAS. Reflita um pouco sobre o ponto que você pretende alcançar e, então, defina aonde você quer chegar no curto prazo (até 1 ano), no médio (de 1 a 5 anos) e no longo (acima de 5 anos). Metas funcionam como excelentes filtros em sua vida: toda vez que surgir uma nova atividade para você executar, questione se ela contribuirá para o atingimento das metas que você definiu para si mesmo. Se concluir que não, descarte-a sem dó. Sem metas, ninguém tem rumo nem autonomia e vive das circunstâncias, perdido um dia depois do outro. Ah, um conselho: anote suas metas POR ESCRITO. Acredite ou não, há um poder oculto em redigir em papel cada uma delas.

Na terceira fase, fazemos nosso PLANEJAMENTO. Trata-se, aqui, de pensar em COMO atingir as metas definidas na etapa anterior. Planejar é definir, mais uma vez POR ESCRITO, o caminho a percorrer. É prever os possíveis problemas, identificar os passos intermediários, estabelecer prazos e providenciar recursos. Metaforicamente, é o mapa que conduz ao tesouro. Lembre-se de sempre reservar algum tempo para as – como vimos – inevitáveis urgências e circunstâncias; ou seja, na hora de planejar, não ocupe 100% do tempo com as atividades importantes.

O quarto passo é o da ORGANIZAÇÃO. Vivemos na era da informação e do conhecimento – e também dos muitos arquivos, pastas, textos etc. Nesse contexto, organização significa manter o ambiente – físico e virtual – limpo e arrumado, tudo para não perdermos tempo nem energia tentando encontrar um e-mail importante, uma conta que está vencendo hoje, as chaves do carro… Arrume a bagunça! Coloque as coisas certas e úteis em seus devidos lugares!

Chegamos, então, à quinta etapa, a da EXECUÇÃO. Aqui, o planejamento é colocado em prática, a organização vem colaborar para nossa produtividade, e as metas definidas anteriormente começam a ser alcançadas. Pode soar estranho, mas esta é a fase mais desafiadora de todas. É hora de sair do planejamento para o fazimento, e muitas pessoas acabam falhando porque param para pensar e repensar, organizar e reorganizar… Fazendo isso, deixam de executar. Como você vê, a etapa de execução demanda treino, foco, definição de prioridades, persistência e muita, muita disciplina.

Dito tudo isso, quer um conselho final? Não espere o momento ideal nem aguarde os planetas se alinharem ou sua vida estar mais perto do fim para, só então, começar a perseguir seus sonhos. O resultado disso, conhecemos bem: arrependimento e amargura por haver deixado de fazer o que era importante. Não seja mais um escravo das urgências e das circunstâncias. PARE. REFLITA. VÁ À LUTA.

Se concorda com esta mensagem, registre nos comentários: “Sou o gestor do meu tempo!”

Estamos juntos.

“SE você pode sonhar, você pode fazer.” – Walt Disney

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Gabriel Granjeiro – Diretor-Presidente e Fundador do Gran Cursos Online. Vive e respira concursos há mais de 10 anos. Formado em Administração e Marketing pela New York University, Leonardo N. Stern School of Business. Fascinado pelo empreendedorismo e pelo ensino a distância.